เขียนอีเมลลาออกยังไง ให้ Keep connection ต่อได้ 

การเขียนอีเมลลาออกนั้นมีข้อดีของตัวอีเมลตรงที่เราได้ Keep Connection กับเพื่อนร่วมงานเอาไว้ได้ และยังคงช่วยให้หากเราสนใจกลับมาทำงานที่เดิม หัวหน้าก็ยังคงอ้าแขนต้อนรับเรากลับมาทำงานเช่นเดิม สิ่งนี้เรียกว่าพนักงานบูมเมอแรงที่จะกลับมาร่วมงานกับบริษัทเดิมได้อีกรอบ นั้นทำให้การมีอีเมลลาออกช่วยให้เรายังคงได้โอกาสในการทำงานที่ดีอยู่ เพราะหัวหน้าย่อมรู้สึกดีที่ได้รับข้อความเชิงบวกจากการร่วมงานกันมา แม้แต่เพื่อนร่วมงานที่ทำงานด้วยกันมานานก็ย่อมมีความรู้สึกผูกพันธ์กัน หากมีใครสักคนตัดสินใจลาออกไป คนที่อยู่ก็คงอยากรับรู้ว่าเรามีความหมายต่อเพื่อนร่วมงานในการทำงานร่วมกันมาหรือไม่ หากเรามีอีเมลตรงนี้ให้กับเพื่อนร่วมงานจะทำให้ได้รักษาไว้ซึ่งช่องทางการติดต่อ เพื่อการแนะนำที่ดีในการทำงานในอนาคต 

สิ่งที่ควรทำในการเขียนอีเมลลาออก 

1. แจ้งล่วงหน้าก่อนที่จะทำการลาออก

ถ้าจะดีที่สุดเราควรแจ้งล่วงหน้าให้ได้ก่อนสักสองสัปดาห์ เพื่อที่จะได้มีการเตรียมตัวของทุกฝ่ายทั้งหัวหน้างาน HR และ คนในทีม แต่ถ้าหากไม่ได้ตามเวลาสองสัปดาห์ ก็ควรที่จะแจ้งหัวหน้าให้ได้ไวที่สุดเท่าที่เราจะทำได้

2. เขียนข้อความในแง่บวก

แสดงความขอบคุณและแสดงความเคารพต่อทุกฝ่ายที่เราร่วมทำงานด้วยมา ไม่ควรมีข้อความด้านลบ เพราะเป็นการอำลาที่ควรมีแต่ความประทับใจที่ทำงานร่วมกันมา 

3. เขียนหัวข้ออีเมล ระบุชื่อหัวข้ออีเมลให้ชัดเจน

ระบุหัวข้ออีเมลให้ชัดเจน เช่น การลาออก , ชื่อของเรา ก็จะทำให้ผู้รับอีเมลเข้าใจได้ชัดเจนรวดเร็ว

4. เขียนให้กระชับ ตรงไปตรงมา อย่างสุภาพ

ควรอยู่ใน 1-2 ย่อหน้า เนื้อหาที่ใส่ก็ควรบอกถึงการทำงานของทีมในอนาคต รายละเอียดงานที่ให้แก่คนที่มาสานต่อ ความประทับใจที่ทำงานร่วมกันมา ช่องทางติดต่อ ภาษาที่เรานั้นจะใช้เขียนลงไปก็ควรเป็นภาษากึ่งทางการ เพื่อให้คนอ่านรู้สึกผ่อนคลาย 

5. ขอบคุณ และ เสนอความช่วยเหลือแก่บริษัท

เป็นโอกาสดีที่เราจะได้แสดงความขอบคุณ ถึงจะมีบ้างที่รู้สึกไม่พอใจแก่หัวหน้า เพื่อนร่วมงาน หรือบริษัท แต่ไม่ควรใส่ข้อความหรือความรู้สึกนั้นลงไปในอีเมลบอกลา เผื่อในอนาคตเราจะได้กลับมาติดต่อทำงานร่วมกัน และเสนอความช่วยเหลือ ในการให้คำแนะนำคนที่จะมาแทนเราในอนาคต เพื่อให้บริษัทขับเคลื่อนไปได้ไม่ติดขัด

6. ใส่ช่องทางการติดต่อใหม่ เพื่อ Keep Connection ในการทำงาน

หากเราทำงานด้วยกันผ่านทางการ Meet บางบริษัททำการปิดอีเมลที่ใช้ทำงานในบริษัทของพนักงานก่อนจะถึงวันที่เราได้ทำการลาออกไว้ ทำให้การติดต่อกันยาก เราอาจจะยังอยากมีช่องทางการติดต่อกับเพื่อนร่วมทีมหรืออาจจะยังอยากมีคนในทีมติดต่อเราถึงโอกาสดี ๆ ในอนาคต ควรทิ้งช่องทางติดต่อไว้ เช่น อีเมล เบอร์โทร 

7. ควรส่งข้อความลาออกให้ถึงทุกคนก่อนทำงานวันสุดท้าย

เปิดโอกาสให้เพื่อนร่วมงานของเราเขาได้ตอบกลับข้อความที่เราส่งไปให้ อย่างน้อยส่งสัก 2-3 วันก่อนที่เราจะไป และเพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานที่มาสานต่องานของเราได้สอบถามข้อสงสัยในงาน 

8. ควรถามคำถามถึงสวัสดิการที่จะได้หลังจากลาออก

ก่อนทำการลาออกเราต้องประเมินสถานะการการเงิน และความมั่นคงหากเราได้ทำการลาออกไปแล้ว ควรถามบริษัทถึงค่าตอบแทนของเราที่เหลืออยู่ อาจรวมถึงเงินเดือน โบนัส ที่เราจะได้เป็นเดือนสุดท้ายที่ทำงาน หรือสวัสดิการบางอย่างที่ที่เดิมมีแต่ที่ใหม่ไม่มี เช่น กองทุนของบริษัท การเปลี่ยนโรงพยาบาลในประกันสังคม 

ควรส่งข้อความถึงใครบ้าง เพราะอะไร

เพื่อนร่วมองค์กรทั่วไป

เพื่อบอกลา และขอบคุณที่ร่วมงานกันมา อาจบอกถึงสิ่งดี ๆ ที่ได้รับ และที่ได้ทำด้วยกันมา หรือประสบการณ์ที่มีร่วมกัน อาจเป็นเพื่อนที่เราสนิทจากแผนกอื่น หรือเคยพูดคุย สังสรรค์ด้วยกันมา

เพื่อนร่วมทีม

เพื่อบอกถึงโปรเจกต์งานที่ยังคงค้างอยู่ หรืออาจเป็นงานที่เรารับผิดชอบอยู่และต้องส่งต่อให้กับเพื่อนร่วมทีมมาทำต่อจากนี้ ควรแจกแจงงาน และรวมถึงสอนงาน ให้คำแนะนำแก่คนที่จะมาแทนเรา บอกความรู้สึกดี ๆ ที่ทำงานร่วมกันมา ประสบการณ์ที่ได้เรียนรู้กันมา ขอบคุณที่คอยช่วยเหลืองาน และช่วยให้โปรเจกต์งานที่ทำร่วมกันมานั้นสำเร็จ

หัวหน้างาน

บอกหัวหน้าถึงความต้องการที่จะลาออกของเรา รวมถึงบอกวันที่เราต้องการจะลาออกเพื่อให้หัวหน้าได้เตรียมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในตำแหน่งงานของเรา เพราะอาจกระทบถึงการทำงานภายในทีม เมื่อบอกหัวหน้าถคงความต้องการที่จะลาออกของเราแล้วก็ควรแสดงความขอบคุณที่ร่วมงานกันมา ขอบคุณกับประสบการณ์ที่ได้รับจากการทำงานกับตำแหน่งนี้

ลูกค้า

เพื่อบอกให้ลูกค้าทราบว่าเรานั้นลาออกแล้ว ลูกค้าจะต้องทำการติดต่อใครหากลูกค้ามีปัญหากับสินค้า หรือโปรเจกต์ที่ทำร่วมกับบริษัทเรา เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นจากการติดต่อเรื่องงานหลังจากเรานั้นได้ลาออกไปแล้ว และขอบคุณลูกค้าที่ให้เราได้ดูแลมาตลอด สร้างความประทับใจสุดท้ายในการร่วมงานด้วยกันภายใต้ความรับผิดชอบของเรา

Template การเขียนอีเมลลาออก

เรื่อง: การลาออก – ชื่อ

เรียน คุณนาย / นางสาว นามสกุล (ตรงนี้เป็นชื่อหัวหน้า ระบุเป็นนาย / นางสาว หรือคำนำหน้าตำแหน่งที่บริษัทของเราใช้)

เริ่มต้นอีเมลของเราด้วยการแจ้งให้ทราบว่าเรากำลังลาออก และระบุวันที่เราจะลาออก อาจกล่าวเล็กน้อยว่าเหตุผลที่ทำให้เราต้องลาออกด้วย เช่น คุณลาเพื่อเรื่องส่วนตัว, กลับไปเรียนหรือตัดสินใจเปลี่ยนแนวทางในอาชีพ (พยายามอย่าเขียนว่าเรานั้นได้งานใหม่)

ข้อที่สอง

ส่วนนี้ (เป็นส่วนข้อความเชิงบวก) แสดงความขอบคุณบริษัทสำหรับโอกาสที่เราได้รับในระหว่างการทำงานกับบริษัท

ข้อที่สาม

ในส่วนนี้ (เป็นส่วนการช่วยเหลือ เนื่องจากตำแหน่งเราจะมีคนมารับช่วงต่อ) อาจจะเสนอเป็นคำแนะนำในการส่งต่องาน เช่น การช่วยแนะนำพนักงานใหม่หรือเสนอให้ความช่วยเหลือทางอีเมลเป็นระยะเวลา 1-2 สัปดาห์ หลังจากเราลาออก หรืออาจเสนอความช่วยเหลือทั่วไป 

ส่วนสุดท้าย

สรุปอีเมลของเราด้วยข้อมูลการติดต่อ เพื่อให้เราสามารถติดต่อกับบริษัทหลังจากเราลาออก เราสามารถใส่ข้อมูลนี้ไว้ในย่อหน้าสุดท้ายของอีเมล  

[ลงชื่อ]

ตัวอย่าง

1.อีเมลลาออกโดยทั่วไป

2.อีเมลแบบระบุเหตุผลที่ลาออก

3.อีเมลส่งถึงเพื่อนร่วมทีม

4.อีเมลลาออกและขอบคุณลูกค้าที่ร่วมทำโปรเจกต์ที่ผ่านมา

5.อีเมลส่งถึงเพื่อนร่วมงาน

สรุป

อีเมลเทมแพลตที่เรามีช่วยเราได้เยอะสำหรับคนที่ไม่รู้ว่าจะเริ่มเขียนจากตรงไหน การมีอีเมลบอกลาช่วยเราในการ Keep Connection เอาไว้ได้และช่วยรักษาความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างเรากับบริษัท หากเรานั้นจะกลับมาร่วมงานกันอีก แต่ว่าทำงานร่วมกันมาคงมีหลากหลายความรู้สึก ใช่ว่าทุกความรู้สึกจะได้บอกผ่านไปจนหมด แต่ก็คงดีกว่าที่เราจากลากันไปเลยโดยไม่ได้ทิ้งไว้ซึ่งความรู้สึกดี ๆ ไว้ให้กันเลย