เพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร ด้วยรูปแบบ Job Sharing

การแบ่งงาน เป็นอีกวิธีที่ช่วยยืดหยุ่นการทำงานให้แก่พนักงานได้ดี สถานประกอบการใช้วิธีนี้ในการเข้ามาช่วยทำงานให้แก่พนักงาน เป็นการแบ่งพาร์ทการทำงานให้แก่พนักงานหรืออาจแบ่งตามตำแหน่งงานให้เหมาะสมกับตัวพนักงาน แต่ก็ยังมีอีกหลายสถานประกอบการที่สงสัยว่าการแบ่งงานกันจะช่วยให้งานออกมาประสบความสำเร็จไหม วันนี้เราจะพามารู้จักกับการทำงานแบบ Job Sharing ที่อาจนำมาปรับใช้กับองค์กรเราได้ในอนาคต

เหตุผลที่ควรนำ Job Sharing มาใช้ในการทำงาน

แต่ละองค์กรมีหลายเหตุผลที่แตกต่างกันไปในการแบ่งงานให้แก่พนักงาน แต่หลัก ๆ คือเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน หรือการไม่ยึดติดกับการทำงานในรูปแบบเดิม หรืออาจจะเป็นการสร้างความไว้วางใจในบริษัทแก่หัวหน้าและพนักงานอีกด้วย การแบ่งงานช่วยให้เกิดความคิดหลากหลายในงานนั้น ลดเวลาในการทำงานที่ต้องมาแบกรับไว้คนเดียวหลายหน้าที่ ที่อาจเป็นหน้าที่ ที่เราเองก็ไม่ถนัดด้วย การทำงานที่ไม่ถนัดจะต้องใช้ระยะเวลาในการทำออกมาให้สำเร็จ แต่หากองค์กรทำการแบ่งภาระงานให้แก่พนักงานที่ถนัดทำในหน้าที่นั้น อาจช่วยลดระยะเวลาในการทำงานได้

สิ่งที่ทำให้ Job Sharing ออกมาดีคือ

หัวหน้างานจะต้องรู้จักในตัวพนักงานว่าสามารถทำอะไรได้หรือไม่ได้ ประเมินตามสถานการณ์ของงานนั้น เช่น การแบ่งงานตามวันทำงานให้พนักงานไม่ต้องทำงานที่หนักเกินตัว หรือรบกวนวันหยุด ทำให้พนักงานมี Work-Life Balance มากขึ้น สามารถใช้เวลาที่เหลือไปทำอย่างอื่นได้ หรือการแบ่งงานตามทักษะความสามารถของพนักงาน หากเขาถนัดสิ่งใดก็จะทำออกมาได้ดี แบบนี้จะช่วยให้งานที่เรามอบหมายออกมาดีตามที่เราต้องการ

ข้อควรระวังเกี่ยวกับการทำงานแบบ Job Sharing

• เมื่อกำหนดภาระงานที่ได้แบ่ง และมอบหมายไปแล้ว ควรมีการติดตามงาน ตรวจสอบอยู่เสมอ เพื่อให้รับทราบถึงความคืบหน้า และทราบถึงตัวพนักงานที่เรามอบหมายงานไปว่าสามารถทำงานได้หรือไม่ เกิดปัญหาอะไรไหม
• ต้องกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างชัดเจน เพื่อให้ทราบว่าพนักงานคนใดเป็นคนที่รับผิดชอบโปรเจกต์ และมีสิทธ์ตัดสินใจในงานนั้น เพื่อไม่ให้เกิดความล่าช้าในการตัดสินใจ 
• คนที่เป็นหัวหน้าที่รับงานมาแบ่งแก่พนักงาน จะต้องมีทักษะในงานที่จะมอบหมายแก่คนอื่น เพื่อส่งเสริมแก่พนักงานในทีมได้ และเพื่อแก้ไขปัญหาในเบื้องต้นได้
• จำเป็นต้องสื่อสารกันตลอดที่ทำงาน เพราะถึงจะแบ่งปันงานกัน แต่ก็คือโปรเจกต์เดียวกันที่ต้องนำมารวบรวมให้สมบูรณ์ เพื่อหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่เข้าใจผิด เพื่อความแม่นยำ 

ประโยนช์ของ Job Sharing สำหรับพนักงาน

พนักงานได้รับประโยชน์จากการแบ่งปันงานมากมาย ที่จะช่วยเอื้อการทำงานให้สะดวกและง่ายขึ้นในการทำงาน และได้รับประสบการณ์การทำงานร่วมกันที่หลากหลาย เช่น

• มี Work-Life Balance มากขึ้น สามารถใช้เวลาที่เหลือไปทำอย่างอื่นได้ 
• สามารถใช้เวลาที่เหลือไปรับ Job Sharing เพิ่มได้ หรือทำงานพาร์ทไทม์เป็นการเพิ่มประสบการณ์การทำงาน
• ช่วยให้มีทักษะความรับผิดชอบกับการทำงานร่วมกับผู้อื่นได้
• ได้รับประสบการณ์จากการทำงานร่วมกับคนอื่น ที่อาจเป็นหัวหน้าที่เก่งในด้านนี้ หรือเพื่อร่วมทีมที่มีทักษะที่แตกต่างจากเรา
• ได้พัฒนาตัวเองในการทำงาน ได้แสดงให้องค์กรหรือหัวหน้าได้เห็นถึงทักษะของเรา

ประโยนช์ของ Job Sharing สำหรับหัวหน้า

ไม่ใช่แค่พนักงานที่ได้ผลประโยชน์กับการทำงานแบบ Job Sharing แต่หัวหน้าก็ได้เอื้อประโยชน์จากการทำงานนี้ แถมได้ช่วยพัฒนาพนักงานในองค์กรอีก เช่น

• จากเดิมที่ทำงานคนเดียวก็มีพนักงานในทีมเข้ามาช่วยในโปรเจกต์นี้ ทำให้ตัวเราที่เป็นหัวหน้าไม่เหนื่อยมากนัก
• เกิดการระดมความคิดเข้ามาช่วยในการทำงาน เพราะพนักงานมีทักษะและประสบการณ์ที่แตกต่างกันมาช่วยกัน
• ช่วยลดระยะเวลาในการทำงานคนเดียว
• เกิดความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงานร่วมกัน เกิดการทำงานเป็นทีมภายในองค์กรมากขึ้น
• ได้มองเห็นพนักงานผ่านการทำงานร่วมกันมากขึ้น บางทักษะของเขาที่เรายังไม่เคยเห็น อาจได้นำไปต่อยอดแก่บริษัทในอนาคตได้

สรุป

การมีคนเข้ามาช่วยเหลือในการทำงานย่อมเหนื่อยน้อยกว่าการทำงานเพียงคนเดียวหรือที่เรียกว่า “สองหัวดีกว่าหัวเดียว” เราได้เห็นถึงการพัฒนาการทำงานของคนในทีม แถมยังได้เห็นความคิดเห็นที่หลากหลายอีกด้วย แต่ไม่ว่าจะนำระบบไหนมาใช้ในการทำงานกับองค์กร เราจะต้องมองหาระบบงานที่เหมาะกับองค์กรเราจริง ๆ เพื่อเป็นการปรับแก้ ให้องค์กรเดินไปในทางที่ดีขึ้น ทุกรูปแบบการทำงานต้องมีการตรวจสอบและติดตามอยู่ตลอด เพื่อป้องกันความผิดพลาดในอนาคต