ทำไมกระบวนการ Onboarding ที่มีประสิทธิภาพถึงสำคัญกว่าที่คุณคิด

เราคงปฎิเสธไม่ได้ว่า ไม่ว่าวิธีการทำงานจะเปลี่ยนไปขนาดไหน จะเป็นการทำงานแบบ Hybrid หรือ Flexible Work การมีพนักงานใหม่เข้ามาเขาไม่มีทางรู้เลยว่าการทำงานภายในองค์กรมีสภาพการทำงานอย่างไร หรือคนที่ย้ายเข้ามาทำงานใหม่ รวมถึงเด็กจบใหม่ที่เพิ่งเริ่มเข้าสู่วัยทำงาน ทุกคนย่อมมีความกังวล ไม่รู้ว่าตัวเองต้องเตรียมตัวอย่างไร คุณ Michael D. Watkins ผู้เขียนหนังสือ “The First-90 days” หรือ 90 วันแรก(ของการทำงาน) ได้เขียนไว้ว่า 90 วันของการทำงานเป็น 90 วันแรกที่สำคัญที่สุด

ในปี 2017 มีรายงานของ Harvard Business Review (HBR)  ว่ามีโอกาสสูงถึง 17% ที่พนักงานเข้างานใหม่จะลาออกภายในระยะเวลาสามเดือนแรก และยังมีผลสำรวจของ Gallup ก็ยังระบุอีกว่ามีเพียง 29% ของพนักงานกลุ่ม Millennials ที่รู้สึกผูกพันกับองค์กรหรือเราเรียกเขากันว่า job-hopping generation ก็คือกลุ่มที่เปลี่ยนงานบ่อยนั่นเอง ด้วยระยะเวลาที่สั้นในการมีพนักงานลาออก และเข้ามาใหม่ องค์กรจะต้องเตรียมรับมือให้ดี กับพนักงานที่จะเข้ามาใหม่ เพื่อสร้างความพร้อมให้กับพนักงานทุกคนที่ก้าวเข้ามาเริ่มใหม่ในองค์กร

ความหมายของ การ Onboarding

การ Onboarding คือการพาพนักงานเข้าสู่กระบวนการอบรมและพัฒนาพนักงาน โดยการ Onboarding จะช่วยให้พนักงานปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมของการทำงาน และช่วยให้คุ้นเคยในการทำงานมากขึ้น รวมถึงตัวหัวหน้าทีม เพื่อนร่วมทีมด้วย ที่จะปรับตัวเข้ากันได้ดีกับพนักงานใหม่

ความแตกต่างของ On-boarding และ Orientation 

Orientation  คือการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ซึ่งทำเป็นเอกสารที่พนักงานใหม่จะได้รับก่อนเข้ามาทำงานวันแรก 

On-boarding คือ กระบวนการที่ใช้เวลายาวนานกว่าการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ไม่มีรูปแบบตายตัวว่าทำอะไรบ้าง แต่หลัก ๆ คือการสร้างความเข้าใจแก่พนักงานสร้างการติดตามงาน และช่วยเหลือในการทำงาน ความยาวนานของการ On-boarding ก็ขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กรอีกด้วย

วัตถุประสงค์ในการมีกระบวนการ Onboarding

องค์กรมีการจัดกระบวนการ Onboarding ขึ้นมาเพื่อให้พนักงานใหม่นั้นนั้นเข้าใจในการทำงาน และปรับตัวให้เข้ากับองค์กรได้อย่างรวดเร็ว และเพื่อให้คนที่จัดกระบวนการ Onboarding ได้เข้าใจในาการดูแลรักษาพนักงานใหม่ให้คงอยู่กับองค์กรไปได้อย่างยาวนาน และเพื่อปรับปรุงการเตรียมความพร้อมในการทำงานให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงในการทำงานตลอด และลดการลาออกของพนักงาน โดยเริ่มจากการ Onboarding ที่ดี

ข้อดีของการ  Onboarding

ข้อดีสำหรับองค์กร

จากผลสำรวจของของสำนักงานสถิติแห่งชาติ ในข้อมูลผู้ประกันตนปี 2560 พบว่าคนไทยลาออกเดือนละมากกว่าหนึ่งแสนคน ด้วยสาเหตุที่ต่างกันไป แต่การลาออกก็ส่งผลกระทบแก่องค์กรอยู่ดี 

ซึ่งกระบวนการ Onboarding ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้พนักงานเข้าใจในการทำงานได้ดียิ่งขึ้น ช่วยลดปัญหาการลาออก แถมลดค่าใช้จ่ายในการสรรหาบุคลากรใหม่ และยังสามารถรักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กรได้นานมากขึ้น

ข้อดีสำหรับพนักงาน

พนักงานที่เข้ามาทำงานใหม่ จะเกิดความกังวลและความเครียดในการทำงาน และเกิดความไม่คุ้นชินในการทำงานร่วมกับหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงาน การได้รับการต้อนรับเป็นอย่างดีจะช่วยลดอาการเหล่านี้ของพนักงานใหม่ได้

การได้รับการ Onboarding ที่ดี ช่วยเตรียมความพร้อมในการทำงานและช่วยให้เข้าใจในหน้าที่ของตัวเองว่าจะต้องทำอะไร เริ่มจากตรงไหน และปรึกษาใครได้บ้าง พนักงานเมื่อเข้าใจผ่านการ Onboarding แล้วจะเข้าใจถึงวัฒนธรรมขององค์กร นั่นจะทำให้พนักงานรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรมากขึ้น

ประโยชน์ของกระบวนการ Onboarding

1.สร้างความเข้าใจแก่พนักงาน และทำให้พนักงานรู้สึกถึงการพึ่งพาได้จากบริษัท

การ Onboarding ช่วยให้พนักงานใหม่และองค์กรเข้าใจซึ่งการทำงานภายในองค์กร ยังช่วยให้พนักงานรู้สึกถึงการซัพพอร์ตทางด้านการทำงานต่าง ๆ ภายในบริษัท หากเขาเกิดปัญหาในอนาคต แถมช่วยให้พนักงานรู้ถึงวัฒนธรรมและค่านิยมต่างๆในบริษัทด้วย

2.ช่วยให้รักษาพนักงานให้ทำงานกับองค์กรได้อย่างยาวนาน

พนักงานที่ผ่านการ Onboarding และได้พูดคุยกับ HR จะมีแนวโน้มที่จะทำงานต่อกับบริษัท และกลายเป็นพนักงานในระยะยาว เพราะพนักงานใหม่มักมองหางานใหม่เมื่อพวกเขาทำงานให้แก่บริษัทมา 6 เดือน แต่หากมีการ Onboarding ที่ดีให้แก่พนักงานพวกเขาก็มักจะไปต่อกับบริษัทหลังทำงานร่วมกันมา 3 ปี หากพวกเขาได้รับประสบการณ์การ Onboarding ที่ดี

3.ลดต้นทุนที่ใช้ในการลาออกของพนักงาน

องค์กรมักเสียค่าใช้จ่ายให้กับเงินเดือนของพนักงานที่องค์กรหามาแทนที่ บางตำแหน่งอาจมีการเสนอเงินเดือนให้เพิ่ม เพื่อที่จะได้พนักงานมาแทนตำแหน่งตรงนั้นได้อย่างรวดเร็ว เพื่อขับเคลื่อนการทำงานขององค์กรที่มีความจำเป็นในการใช้งานความสามารถของตำแหน่งนั้น การปรับปรุงเนื้อหาในการ Onboarding ก็ช่วยให้เรารักษาพนักงานไว้ได้ยาว

4.ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน

การเป็นพนักงานใหม่ในองค์กร ไม่ว่าจะทำงานมาแล้วกี่ปี หรือเพิ่งจบใหม่ ทุกคนล้วนมีความกังวลในการเริ่มต้นใหม่ อาจมีสภาวะเครียดกับการทำงานอีกด้วย ซึ่งผลวิจัยของ Glassdoor พบว่า หากองค์กรมีกระบวนการ Onboarding ที่แข็งแกร่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้แก่พนักงานใหม่ได้มากถึง 70% และทำให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรม และเข้าใจในความคาดหวังขององค์กรอีกด้วย

การ Onboarding ที่ดี ควรมี 5 ข้อนี้

1.บอกความชัดเจนของตำแหน่งงาน

ในข้อมูลของการ Onboarding ควรบอกพนักงานให้เข้าใจกับตำแหน่งของตนเองภายในบริษัท บอกถึงความสำคัญของตำแหน่งของเขาภายในบริษัท ให้พนักงานใหม่เข้าใจถึงการมีส่วนร่วมของตำแหน่งหน้าที่ของเขา ว่ามีส่วนสำคัญกับค่านิยม หรือวัฒนธรรมของบริษัทอย่างไร

2.ให้เอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน แก่พนักงานใหม่ไว้

ควรให้ข้อมูลที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับการทำงานไว้แก่พนักงาน เช่น ตารางงานในสัปดาห์นี้ รายละเอียดงานของตำแหน่ง รายละเอียดงานที่ต้องทำในสัปดาห์หน้า จะช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับงานได้ และได้อ่านทบกวนเอกสารเพื่อเตรียมความพร้อมในการทำงานด้วย

3.พาทำความรู้จักกับทีม

เมื่อทำงานวันแรก ควรมีการแนะนำตัวของสมาชิกภายในทีม เพื่อสร้างความคุ้นเคยให้แก่พนักงานใหม่ พาทัวร์โต๊ะทำงาน แนะนำคนภายในทีมว่าใครสามารถช่วยเหลือเขาในอนาคตได้ และจะต้องทำงานร่วมกับใครบ้าง เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่ดี และความสนิทสนมในการทำงาน ที่อาจเริ่มจากกิจกรรมเล็ก ๆ เช่น การทานอาหารกลางวันร่วมกัน

4.มีพี่เลี้ยง (Mentor) ไว้คอยให้คำปรึกษา

การ Onboarding ที่ดีที่สุดคือการมีคนไว้คอยให้คำปรึกษาแก่พนักงานใหม่ที่อาจยังไม่คุ้นชินกับการทำงาน การมีระบบนี้จะช่วยสร้างเพื่อนร่วมงานที่มีประสิทธิภาพ และ ช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจในการทำงานของตนเองได้อย่างรวดเร็วขึ้น

5.กำหนดความคาดหวัง และ ติดตามงาน 

ตั้งความคาดหวัง และเป้าหมายของงานที่ต้องการให้สำเร็จแก่พนักงาน เพื่อผลงานที่ชัดเจน และสร้างความเข้าใจในการทำงานว่าบริษัทต้องการอะไรอย่างชัดเจน มีการติดตามงานที่พนักงานได้เข้ามารับผิดชอบ เพื่อการพัฒนาภายในตัว

การ Onboarding ของพนักงานที่ทำงานระยะไกล หรือที่คุ้นชินกันในการทำงานแบบ Hybrid Working หรือ Work Form Home

การ Onboarding แบบไม่ได้พบปะกันอาจฟังดูยาก แต่หากเรามีการปรับเปลี่ยน สร้างสรรค์การเล็กน้อย และมีการปรับตัวให้เข้าการทำงานที่หลากหลายก็จะสามารถทำงาน  Onboarding  พนักงานแม้ไม่ได้พบหน้ากันได้อย่างมีประสิทธิภาพได้ 

แทนที่จะมีการนั่งคุยกันที่ออฟฟิศแต่เราก็สามารถที่จะจัดการประชุมผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ได้ สามารถใช้วิดิโอที่มีการสอนการใช้โปรแกรมต่าง ๆ ของบริษัทในการสอนพนักงานได้ สามารถย้อนกลับมาดูย้อนหลังเมื่อไม่เข้าใจได้ทุกเมื่อ และการจัดเก็บเอกสารบางเอกสารไว้บนคลาวด์ก็ทำให้พนักงานทุกคนในทีมเข้าถึงได้ทุกที่ ทุกเวลา สะดวกในการทำงาน แต่การ Onboarding แบบนี้จะต้องสื่อสารกันให้ชัดเจน และการทำงานแบบ Hybrid Working หรือ Work Form Home จะต้องทำงานติดตามงานอยู่เสมอ เพื่อป้องกันการหยุดชะงักของการทำงาน และสร้างความเข้าใจร่วมกันในการทำงานให้มาซึ่งความสำเร็จของโปรเจกต์นั้น ๆ 

ในยุคที่ไม่มีการจำกัดในการทำงาน เราสามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ไม่จำกัดภูมิภาคประเทศ การ  Onboarding  แบบออนไลน์ ก็เป็นอีกกระบวนการที่ช่วยสร้างประสิทธิภาพแก่พนักงานได้อย่างง่ายดาย เพราการทำ  Onboarding  แบบออนไลน์ที่ดี และเป็นระบบ ประหยัดเวลาและงบประมาณของบริษัทได้อีกด้วย

5 อุปสรรค์ที่ต้องเจอในการ  Onboarding 

อุปสรรค์ในที่นี้คือ อุปสรรค์ที่คุณอาจจะต้องพบเจอในกระบวนการ  Onboarding ในอนาคต แต่หากเราก้าวผ่านไปได้ กระบวนการ Onboarding ขององค์กรเราจะมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

1.การเตรียมความพร้อม

หากมีการเตรียมความพร้อมต้อนรับพนักงานใหม่ตั้งแต่แรก จะช่วยให้ Performance หลัง 3 เดือนของพนักงานดีขึ้น การเตรียมความพร้อมให้พนักงานตั้งแต่ เอกสารที่จำเป็น , E-mail , นามบัตร หรืออุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงานหากบริษัทมีให้ เช่น คอมพิวเตอร์ โต๊ะทำงาน

2.ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานด้วยกันเอง

พนักงานที่เข้ามาใหม่นอกจากกังวลในเรื่องการทำงาน แต่ก็มีความกังวลในการสร้างความสัมพันธ์กับพนักงานคนอื่น การพูดคุยกับคนในทีม องค์กรควรจัดกิจกรรมให้ทุกฝ่ายได้พูดคุยกัน การรับประทานอาหารร่วมกันก็ช่วยได้ ช่วยพนักงานใหม่คลายความสงสัยในชื่อ ในตำแหน่ง ของเพื่อนร่วมทีม เมื่อเกิดปัญหาก็จะกล้าสอบถาม

3.การพบเจอกับความคาดหวัง

มอบความคาดหวังที่ชัดเจนตั้งแต่ครั้งแรกในการเริ่มทำงานให้แก่พนักงานใหม่ และให้พนักงานใหม่เข้ามามีส่วนร่วมในโปรเจกต์สำคัญ ซึ่งจะช่วยพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานด้วย หัวหน้าเองก็มีส่วนช่วยในการช่วยพนักงานใหม่ในการทำงาน การสอบถาม ช่วยเหลือ ด้วยการติดตามสอบถามจะช่วยให้พนักงานใหม่รู้ว่าเขานั้นทำงานมาตรงตามความต้องการของบริษัทหรือยัง

4.สิ่งที่ต้องเรียนรู้

เข้ามาทำงานใหม่ก็มีหลายเรื่องในการทำงานที่ต้องเรียนรู้ ควรช่วยส่งเสริมพนักงานในการเรียนรู้ และช่วยเขาในเรื่องที่เขาเรียนรู้ไม่ถนัด การฝึกอบรมมีสองแบบที่ควรรู้และองค์กรนำไปใช้ได้คือ

Off-JT (Off The Job Training) คือ การฝึกอบรมนอกงาน เน้นความรู้ความเข้าใจ ไม่ได้ลงมือทำจริง ๆ แต่อันนี้จะช่วยในอนาคตในการอบรม สัมมนา

OJT (On The Job Training) คือ การฝึกอบรมในงาน การได้ลงมือทำจริง โดยองค์กรควรมีผู้ชำนาญมาช่วยในการลงมือทำ เช่นฝึกการผลิต การฝึกงานตัวต่อตัว

การเรียนรู้มีแต่ต่างกัน ก็ต้องขึ้นอยู่กับองค์กรว่าควรใช้อะไรที่เหมาะสมกับองค์กร

5.ผลลัพธ์

Onboarding จะสำเร็จขนาดไหนก็ ขึ้นกับทุกฝ่ายในการช่วยเหลือกันและกันในการปรับตัวเข้ากับพนักงานใหม่ และช่วยให้การทำงานของเราไปด้วยกันได้ไม่สะดุด ร่วมกันใส่ใจ สอบถามในการทำงานต่าง ๆ เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการบริษัท และไปได้กับวัฒนธรรมองค์กร

ตัวอย่างการ  Onboarding 

องค์ A รับพนักงานใหม่เข้ามาซึ่งรับมาเป็นจำนวนมา จึงจัดการ Onboarding แบ่งออกเป็น 2 รอบ

รอบที่ 1 Onboarding ที่ใช้กับพนักงานใหม่ทั้งบริษัท

• HR จัด Meeting ให้พนักงานใหม่ก่อนเริ่มทำงานในบริษัท
• อธิบายโครงสร้างขององค์กรและรายละเอียดของงานให้แก่พนักงานใหม่
• แสดงการทำงานให้เห็นแต่ละขั้นตอน
• จัดงานเลี้ยงต้อนรับพนักงานใหม่ให้ได้ทำความรู้จักกับคนในทีม
• หลังจากทำงานได้ 1 เดือน ให้กำหนดเป้าหมายและกำหนดแผนงานต่อไป
• จัดให้มีการพูดคุยกับ HR อยู่เสมอ 
• ให้เข้าร่วม Meeting ของแผนกอื่นๆ ในฐานะผู้สังเกตการณ์

รอบที่ 2 Onboarding ภายในแผนก

• จัดงานเลี้ยงต้อนรับ เช่น ทานอาหารกลางวันร่วมกัน 
• มี Meeting ปรึกษาพูดคุยกับหัวหน้าในทุกอาทิตย์ อาจจะกำหนดเป็นทุกวันศุกร์
• ให้พนักงานใหม่ได้เริ่มทำจากงานเล็กๆ งานที่เข้าใจง่าย และใช้เวลาน้อย
• ให้ Feedback พนักงานใหม่กับงานที่ได้ทำไป
• จัดให้มีที่ปรึกษาหรือพี่เลี้ยงแก่พนักงานใหม่

การจัด Onboarding ให้ได้ประโยชน์แก่ทุกฝ่าย ควรเริ่มตั้งแต่แรก ๆ ที่พนักงานใหม่เข้ามาทำงาน เพราะองค์กรต้องดูว่าพนักงานมีความคิด ค่านิยมตรงกับองค์กร หรือไม่ เพราะช่วยให้อยู่ด้วยกันได้นานขึ้น 

หากพนักงานคนนั้นเหมาะสมก็ต้องดูแลใส่ใจเขาในการทำงาน ให้เขาได้มีส่วนร่วมในการทำงานกับองค์กรเยอะ ๆ สิ่งสำคัญการพูดคุยกับคนในทีมก็สำคัญช่วยให้เขาเข้ากับคนในทีมและทำงานด้วยกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ  

การให้ Feedback เขาในการทำงานในบางครั้ง ก็จะช่วยให้หัวหน้าจะมีการติดตามผลงานของคนในทีม และช่วยกระตุ้นให้พนักงานใหม่มีความกระตือรือร้นในการ

สรุป

กระบวนการ Onboarding ช่วยให้พนักงานภายในองค์กรมีประสิทธิภาพขึ้นก็จริง แต่การจะทำการ Onboarding ให้ออกมาได้อย่างสมบูรณ์ที่สุด ก็ต้องร่วมด้วยทุกฝ่าย เพื่อให้องค์กรได้พนักงานที่ดี และช่วยสร้างงานที่มีประสิทธิภาพออกมาด้วย แต่อย่างไรก็ตาม HR เองก็อย่าลืมดูแลพนักงานเก่าที่อยู่กับคุณมานานด้วย  อย่างที่บอกการ Onboarding ต้องใช้ทุกฝ่ายในการร่วมมือกัน จึงทำให้การ Onboarding นั้นทำให้เราสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในองค์กรให้แนบแน่นขึ้นไปอีก เพราะอย่างนั้นสิ่งนี้จะช่วยรักษาทั้งพนักงานใหม่และพนักงานเก่าให้อยู่คู่กับองค์กรไปอีกนาน