เขียน JD ยังไง ให้ได้คนที่ใช่มาร่วมงานกับองค์กร?

มารู้จักกับ Job Description คืออะไร ทำไมถึงสำคัญ ?

การมี Job Description ที่ชัดเจนเป็นส่วนสำคัญในกระบวนการหาคนทำงานด้าน IT สำหรับ HR สิ่งนี้มีหน้าที่ในการกำหนดและแสดงถึงความต้องการของบริษัท ว่าต้องการ Candidate ในตำแหน่งที่เปิดรับสมัครแบบไหน โดยการระบุลักษณะของงาน, ความสามารถที่ต้องการ, และคุณสมบัติพื้นฐาน ทำให้ HR สามารถดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณภาพและตรงกับความต้องการของบริษัทได้อย่างเฉพาะเจาะจง

นอกจากนี้ Job Description ยังช่วยในการลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการคัดเลือกผู้สมัคร เพราะช่วยให้ HR สามารถกรองผู้ที่ไม่เหมาะสมออกจากกระบวนการได้ตั้งแต่เริ่มต้น

เตรียมพร้อม Step แรกให้ดี เพื่อให้ได้คนที่ใช่มาร่วมงาน

ขั้นตอนแรกของการที่จะได้ JD ที่ดี ก็จะเริ่มที่การรับ Job Brief ก่อน เพราะหากเราต้องการคนสมัครที่เหมาะสมกับงานที่เราเปิดรับสมัคร เราก็ต้องรู้ก่อนว่าคุณสมบัติผู้สมัครที่เราต้องการเป็นแบบไหน โดยการที่เราได้รับ Job Brief จาก  Hiring Manager จะช่วยให้เรานั้นคิดออกว่าเราจะใส่รายละเอียดอะไรลงไปบ้าง ในการไปหา Candidate

Talance จะพามาดูความสำคัญของการรับ Job Brief ที่ดีกัน ว่ามีความสำคัญต่อ HR ยังไง

• การเข้าใจตำแหน่งงานอย่างละเอียด : การที่เรารับ Job Brief ที่ดีมานั้น จะช่วยให้ HR เข้าใจข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับความต้องการและคุณลักษณะของตำแหน่งงานที่เปิดรับสมัคร ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญในการค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสม

• ลดความเสี่ยงของการจ้างงานที่ไม่เหมาะสม: หากเราไม่มี Job Brief ที่ชัดเจน อาจทำให้เกิดการจ้างพนักงานที่ไม่ตรงกับความต้องการ การรับ Job Brief จะช่วยให้ HR สามารถกรองและเลือกผู้สมัครทีตรงกับคุณสมบัติและความสามารถที่ต้องการได้ดีขึ้น

• ช่วยในการสื่อสารกับผู้สมัคร: Job Brief ที่มีข้อมูลชัดเจน จะช่วยให้ HR อย่างเราสามารถสื่อสารข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานได้อย่างชัดเจนและครบถ้วน ทำให้ผู้สมัครมีความเข้าใจที่ดีต่อตำแหน่งที่พวกเขากำลังสมัคร

• ปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการจัดหางาน: การมี Job Brief ที่ดีช่วยให้กระบวนการสรรหาพนักงาน และการคัดเลือกพนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการค้นหาพนักงานที่เหมาะสม

• สร้างความมั่นใจและภาพลักษณ์ที่ดีให้กับบริษัท: หากเราเป็น HR ที่สามารถรับ Job Brief มาได้อย่างมีครบถ้วน และก็เขียนออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก็จะสร้างความมั่นใจและภาพลักษณ์ที่ดีต่อทั้งผู้สมัคร และ Hiring Manager

ดังนั้น Job Brief ที่ดีแล้วข้อมูลครบถ้วน ไม่ได้ช่วยให้แค่ HR สามารถค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสมได้ดีขึ้น แต่ยังช่วยสร้างสร้างประสิทธิภาพและภาพลักษณ์ของกระบวนการหางานให้แก่บริษัทเราได้อีกด้วย

HR ควรรู้! คำถามที่เหมาะสมสำหรับการรับ Job Brief คือ ….. 

การทำงานเป็น HR เราจะต้องมีการรับ Job Brief ที่ดีมาว่าสำคัญยังไงกันนะ ? ซึ่งการที่เราจะได้รับ Job Brief ที่ดี ก็จะต้องมาพร้อมกับคำถามที่ดีด้วย เพื่อที่เราจะได้รายละเอียดที่เจาะลึกในแต่ละหัวข้อ มาเขียน JD ที่ออกมาให้ดีที่สุด เพื่อหาพนักงานที่ใช่มาร่วมงาน

ซึ่งต่อไป เราจะยกตัวอย่างคำถาม ทั้งแบบพื้นฐานและเจาะลึกในแต่ละหัวข้อ เพื่อให้ HR ทุกท่าน มีลิสต์ในการเตรียมคำถามเหล่านี้ ไปถาม Hiring Manager กัน! ไปดูกันเลย

คำถามพื้นฐาน

• ตำแหน่งงานนี้ชื่ออะไร และทำเกี่ยวกับอะไร ?
• Level ของตำแหน่งงานที่กำลังมองหาคืออะไร ?
• ตำแหน่งงานนี้ต้องมีการรายงานผลการทำงานกับตำแหน่งไหนบ้าง?
• วิธีการบริหารจัดการงานในทีม ที่ตำแหน่งนี้ต้องเข้าไปทำเป็นยังไงบ้าง?
• ในทีมปัจจุบันมีใครบ้าง ?
• เป็นตำแหน่งที่มาแทนตำแหน่งไหนหรือไม่ หรือเป็นตำแหน่งใหม่ของบริษัทเลย ?
• ทำไมคนเก่าจึงลาออก ?
• จุดเด่น / จุดอ่อน ของผู้สมัครคืออะไร ?
• เหตุผลที่เราต้องมีตำแหน่งนี้ ?
• ตำแหน่งไหนที่สามารถมาทำงานในตำแหน่งนี้แทนได้ หากปัจจุบันไม่มีคนทำในตำแหน่งนี้
• ถ้าตำแหน่งนี้ว่าง สามารถมารับผิดชอบแทนได้หรือไม่ ?
• จะมีการสัมภาษณ์กี่รอบ ?
• ผู้สัมภาษณ์จะเป็นใครบ้าง ?
• ผู้สมัครจำเป็นต้องทำการประเมินอะไรไหม ?

คำถามเจาะลึก

ในส่วนนี้ก็จะเป็น คำถามเจาะลึกลงรายละเอียดแต่ละหัวข้อ ซึ่งจะเป็นคำถามที่จะทำให้รู้ในรายละเอียดเกี่ยวกับ ตำแหน่ง, ทักษะ, ความสามารถพิเศษ และประสบการณ์มากขึ้น ที่จะทำให้ HR ได้รู้ว่าต้องไปหาคนแบบไหนมาให้องค์กรดีนะ ถึงจะเหมาะสม

คำถามเพื่อให้เข้าใจใน “ตำแหน่ง” มากขึ้น

ตัวอย่างคำถาม เช่น :

• ตำแหน่งนี้ทำหน้าที่อะไรบ้าง ?
• บทบาทของตำแหน่งนี้สำคัญต่อบริษัทอย่างไร ?
• งานในแต่ละวันของตำแหน่งนี้มีอะไรบ้าง ?
• วิธีการวัดความสำเร็จของตำแหน่งนี้คืออะไร ?
• ผู้สมัครตำแหน่งนี้จะได้อะไรในการทำงาน ในระยะเวลา 3 เดือน, 6 เดือน, 1 ปี ?
• โอกาสในการเติบโต การพัฒนาตนเอง และการเลื่อนขั้นในตำแหน่งนี้คืออะไร ?
• ประสบการณ์ที่จะได้ในบริษัทนี้ เปรียบเทียบกับตำแหน่งที่คล้ายกันในบริษัทอื่น ๆ คืออะไร ?

คำถามเพื่อให้เข้าใจใน “ทักษะ” มากขึ้น

ทักษะ คือกิจกรรมที่ผู้สมัครสามารถทำได้ จากการที่เขาได้เรียนรู้หรือทำงานมา หรือการได้รับจากคอร์สพิเศษที่ผ่านมา เช่น ความสามารถในการนำเสนอ ความสามารถทางด้านภาษา

ตัวอย่างคำถาม เช่น :

• ความสามารถในด้านไหนที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งนี้ ?
• เราจะจัดลำดับความสำคัญของทักษะเหล่านี้อย่างไร ?

คำถามเพื่อให้เข้าใจใน “ความสามารถพิเศษ” มากขึ้น

ความสามารถพิเศษ คือลักษณะหรือคุณสมบัติที่เราคาดหวังให้ผู้สมัครแสดงออกในการทำงานตัวอย่างเช่น การสื่อสารที่ดี

ตัวอย่างคำถาม เช่น :

• ความสามารถพิเศษหลักๆ ที่อาจจำเป็นสำหรับการทำงานในตำแหน่งนี้คืออะไร ?
• เราจะจัดลำดับความสำคัญของคุณสมบัติความสามารถพิเศษเหล่านี้อย่างไร ?

คำถามเพื่อให้เข้าใจใน “ประสบการณ์” มากขึ้น

• ต้องมีประสบการณ์อย่างน้อยกี่ปี สำหรับทักษะ และคุณสมบัติดังกล่าว ?
• ต้องการให้คนที่มาทำในตำแหน่งนี้ มีงานที่ประสบความสำเร็จในตำแหน่งก่อนหน้านี้หรือไม่ ?

JD ที่ดีควรเป็นยังไง ? 

Job Description (JD) ที่ดีควรมีการเขียนที่ชัดเจนและสามารถอธิบายในหน้าที่ ความคาดหวังของบริษัทเราต่อตำแหน่งที่เราต้องการจ้าง เราควรขึ้นต้นด้วยชื่อตำแหน่งให้ชัดเจน และตามด้วยภาพรวมของบริษัท เพื่อให้คนอ่านเกิดความรู้สึกสนใจและเป็นเหมือนการเชิญชวนให้มีผู้สมัครเข้ามาสมัคร

ในส่วนของหน้าที่ความรับผิดชอบที่ต้องทำ หากลองมองย้อนไปว่าถ้าเราเป็น Candidate ถ้าให้เลือกอ่านข้อมูลประกาศงานที่ดูยุ่งยาก ซับซ้อน ข้อมูลไม่เป็นระเบียบ การใส่รายละเอียดงานดูเหมือนใส่ไม่ครบตามตำแหน่งงาน เราก็คงไม่ชอบจริงไหม ? งั้นการที่เราเป็น HR และอยากทำสิ่งนี้ให้ดีได้ ก็ควรจัดในส่วนนี้ให้เป็นระเบียบ อ่านง่าย ข้อมูลครบถ้วน ทำให้ Candidate ที่จะสมัครงานเข้ามา รู้ได้ว่า เข้ามาทำงานบริษัทเรานั้น เขาจะต้องทำอะไรในแต่ละวันของการทำงาน และสิ่งที่ควรใส่เพิ่มไป คือการระบุผลลัพธ์ที่ชัดเจนไว้ด้วย ว่าเราคาดหวังอะไรจากงานที่เขาจะเข้ามาทำ และปิดท้ายด้วยการพูดถึงความสำคัญของตำแหน่งเขา ว่าทำไมถึงควรมีในบริษัท เพื่อให้ Candidate เข้าใจอย่างละเอียด และมองเห็นคุณค่าของตำแหน่งงานที่จะเข้ามาทำอีกด้วย

คุณสมบัติต่างๆที่ HR อย่างเราต้องการ ก็ควรจะระบุลงไปอย่างชัดเจนเลย เช่น คุณสมบัติทางการศึกษา  ประสบการณ์การทำงานที่เกี่ยวข้อง และก็บอกถึงทักษะที่เราคิดว่าจำเป็นต้องมีในการทำตำแหน่งนี้ ตัวอย่างเช่น ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เบื้องต้นเป็น เคยผ่านการทำโปรเจกต์ หรือหากเราเป็นบริษัทที่ทำงานกับชาวต่างชาติก็ควรระบุถึงทักษะความสามารถทางด้านภาษาอย่างเจาะจงไปเลย นอกจากพวกทักษะก็ยังมีคุณสมบัติที่เฉพาะเจาะจงตามรายบุคคลด้วย เช่น การทำงานร่วมกับผู้อื่น ความมุ่งมั่นต่องาน 

นอกจากนี้ JD ที่ดีที่ผู้สมัครอยากทราบก็คือ เมื่อเข้ามาทำงานแล้ว ผู้สมัครมีโอกาสในการเติบโตในตำแหน่งหรือไม่ และบริษัทเรามีการสอนหรือฝึกอบรม มีโอกาสให้เขาพัฒนาทักษะใหม่ๆบ้างไหม โดยเฉพาะการเลื่อนตำแหน่งที่เป็นเหตุผลในการทำงานของใครหลายคนอีกด้วย

สุดท้าย JD ของเราควรจบลงด้วยข้อมูลที่ต้องเกี่ยวข้องกับวิธีการสมัคร และบอกผู้สมัครถึงขั้นตอนการคัดเลือก ผู้สมัครจะได้ทราบถึงขั้นตอนต่างๆหลังจากสมัครไปแล้ว หากมีกำหนดเวลาสมัครก็ควรจะบอกลงไปด้วย และทิ้งช่องทางการติดต่อ HR หรือแผนกการจ้างงานของบริษัทไว้ เผื่อผู้สมัครเกิดปัญหาหรือต้องการสอบถามเพิ่มเติม

สรุปแล้ว JD ที่ดีไม่ควรเป็นแค่รายละเอียดงานเท่านั้น แต่เป็นเอกสารที่ช่วยให้ผู้สมัครเกิดความสัมพันธ์กับบริษัทที่สมัคร เป็นการสร้างความสนใจ และเปิดประตูให้ผู้สมัครอยากเข้ามาร่วมเป็นส่วนหนึ่งของทีม

การเขียน JD เพื่อเจาะจง Level ของตำแหน่งงานให้ชัดเจน

หากเราเขียน Job Description สำหรับตำแหน่งที่แตกต่างกัน อย่างระดับการทำงาน  Junior และ Senior จะมีความแตกต่างที่เป็นความสำคัญที่เราสามารถใช้ดึงดูดคนมาสมัครที่มีตำแหน่งงานที่คนละระดับกันได้ : 

1.การเขียน JD สำหรับหา Junior Level

หน้าที่และความรับผิดชอบ : ควรระบุหน้าที่และความรับผิดชอบที่ชัดเจนให้แก่ผู้สมัคร เน้นงานที่เกี่ยวข้องกับการเรียนรู้และพัฒนาทักษะ หรืออาจมีรายละเอียดเกี่ยวกับการฝึกอบรม คอร์สเรียนต่างๆ และการสอนงาน การสนับสนุนในการทำงานจากคนในทีม

คุณสมบัติที่ต้องการ : เราอาจไม่ต้องการคนที่มีประสบการณ์มากนัก หรือ คนที่ยังไม่มีประสบการณ์ในการทำงานเลย แต่ต้องมีการพื้นฐานการศึกษาที่เกี่ยวข้องและทักษะพื้นฐานในการทำงานในตำแหน่งนั้น ตัวอย่างเช่น ทักษะการสื่อสาร การทำงานเป็นทีม ความใส่ใจในการเรียนรู้ 

2.การเขียน JD สำหรับหา Senior 

หน้าที่และความรับผิดชอบ :  ระบุหน้าที่ และ ความรับผิดชอบที่สูงขึ้น เช่น การวางแผนกลยุทธ์ การจัดการทีม และมีการตัดสินใจระดับสูง

คุณสมบัติที่ต้องการ : ต้องการคนที่มีประสบการณ์ทำงานในระดับสูง หรือเคยทำในตำแหน่งที่เกี่ยวข้องมาก่อน รวมถึงพวกทักษะต่างๆ เช่น ทักษะการเป็นผู้นำ, ความสามารถในการวิเคราะห์ที่ซับซ้อน, และประสบการณ์การจัดการทีมหรือโปรเจกต์

ความแตกต่างของ แต่ละ Level : ระดับ Junior มักจะได้รับความรับผิดชอบที่น้อยกว่าและงานที่มีโครงสร้างมากกว่า แต่ในระดับของ Senior จะมีการบอกระดับความเชี่ยวชาญด้วย เพราะจะต้องรับผิดชอบงานที่มีส่วนร่วมกับการตัดสินใจ แต่ก็มีอิสระในการทำงานมากขึ้น

การที่เราระบุข้อมูลพวกนี้ลงใน JD จะช่วยให้การทำงานของ HR นั้นง่ายขึ้น เพราะจะดึงดูดผู้สมัครที่ตรงกับระดับความสามารถของตำแหน่งงานนั้นได้อย่างเหมาะสม

สิ่งที่ไม่ควรทำ เมื่อเขียน JD

เมื่อเราได้ทำการจัดทำ Job Description (JD) เราควรตระหนักถึงสิ่งที่ไม่ควรเขียนลงไปในเอกสารนี้ เพราะอาจจะทำให้เกิดความเข้าใจผิดแก่ผู้สมัครที่อ่าน : 

เขียนตามงานที่ต้องทำจริงในปัจจุบัน บอกให้ครบถ้วน และไม่เกินจริง

Job Description ของเราต้องสะท้อนถึงหน้าที่และความรับผิดชอบที่แท้จริงของตำแหน่งงาน การเขียนบอกอย่าครบถ้วนและไม่เกินจริง ไม่มีการปรับปรุงเพื่อเอาใจผู้อ่าน เพราะอาจทำให้รายละเอียดบางอย่างดูเกินจริง และหากผู้สมัครเข้ามาทำงานจริงอาจเกิดปัญหาตามมา

การขาดโครงสร้างมาตราฐานในการทำ Job Description

โครงสร้างมาตราฐานของ Job Description ควรมีภาษาที่มีมาตราฐาน และรูปแบบที่สม่ำเสมอ เพื่อที่จะได้ใช้หาพนักงานได้ทุกตำแหน่ง 

Job Description ที่ไม่ตรงกับงานที่ทำจริง

งานที่ทำในองค์กรควรสอดคล้องกับงานที่ระบุใน Job Description เพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิด และความคาดหวังที่เกินจริง แก่ผู้สมัคร เพราะอาจนำไปสู่ความไม่พอใจของพนักงานที่เข้ามาทำงานใหม่ และอาจเกิดผลลบตามมา

Job Description ที่ไม่ทันสมัยและไม่ยืดหยุ่น

ควรมีรูปแบบที่ทันสมัย และสะท้อนถึงความต้องการปัจจุบันของตลาดงาน และควรมีความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนตามความต้องการของตำแหน่งต่างๆ หรือ ตามต้องการในอุตสาหกรรม

ใช้คำสื่อสารด้วยคำที่ยาก กำกวม ซับซ้อนและไม่ชัดเจน

เราควรใช้ภาษาใน Job Description ที่ตรงไปตรงมา เพื่อที่คนสมัครจะเข้าใจได้ง่ายขึ้น ไม่ควรใช้คำซับซ้อนหรือศัพท์เฉพาะที่อาจทำให้ผู้สมัครมาอ่านแล้วไม่เข้าใจขอบเขตของการทำงาน

การเขียน Job Description เราควรพิจารณาความชัดเจน ความสม่ำเสมอ และตรวจว่าเป็นข้อมูลปัจจุบันหรือไม่ เพื่อให้ผู้สมัครมีความเข้าใจที่ถูกต้องต่อตำแหน่งที่เขาต้องการสมัคร บริษัทจะสามารถดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีคุณภาพตามที่ต้องการไว้ได้

หลังจากเตรียม JD พร้อมแล้ว เริ่มลุย Job Ad ได้เลย (Template)

และนี่คือตัวอย่าง Template Job AD ที่ HR ควรเขียนสิ่งเหล่านี้ไว้ เมื่อกำลังมองหา Candidate โดย HR แต่ละองค์กร จะมีข้อมูลอะไรที่เพิ่มมานอกเหนือจากสิ่งที่อยู่ในรูปก็ได้ แต่สิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้คือควรมีหัวข้อทั้ง 9 หัวข้อนี้ไว้ ไม่ให้ขาด ไม่ให้หายจาก JD เพราะรับรองได้เลยว่านี่จะเป็น Job Ad ที่ดีแน่นอน!  และในครั้งหน้า Talance จะนำรายละเอียด และเคล็ดลับการเขียน Job Ad ที่ช่วยดึงดูด Candidate เข้ามาสมัครงานเยอะ ๆ นำมาฝาก รอติดตามกันเลย

สรุป

การแข่งขันในการหาผู้สมัครเข้ามาทำงานในบริษัทในปัจจุบันนั้นมีการแข่งขันกันสูงมาก กว่าที่บริษัทเรานั้นจะได้คนที่ตรงใจเข้ามาทำงานด้วยนั้นก็ต้องใช้เวลาตามหากัน บางตำแหน่งหากันเป็นเดือนๆ แต่หากคุณทำการเขียน Job Description ตามแบบฉบับข้างบน รับรองว่าเรานั้นจะมี Job Description ที่ข้อมูลครบทุกถ้วน และน่าสนใจ ยังไงผู้อ่านก็จะต้องเก็บไปพิจารณา และเราเองก็จะได้ผู้สมัครที่ตรงใจผ่านใบสมัครเข้ามาให้เลือกแน่นอน