ทำงานยังไงให้เพิ่ม Productivity ได้ตลอดวัน! พร้อมเคล็ดลับ

ลักษณะการทำงานในปัจจุบันต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วและมีความต้องการสูงมากขึ้นเรื่อย ๆ โดยมีประสิทธิภาพของการทำงานเป็นกุญแจสำคัญที่นำไปสู่ความสำเร็จ แล้วจะทำอย่างไรให้ได้งานที่มีคุณภาพมากขึ้นในเวลาอันสั้นกันนะ? 

วันนี้ Talance จะพาทุกคนมาหาคำตอบไปด้วยกันว่า การเพิ่ม Productivity คืออะไร สำคัญอย่างไร พร้อมวิธีการเพิ่ม Productivity ง่าย ๆ ที่สามารถทำตามกันได้ทั้งชาวออฟฟิศและชาว WFH!

ที่มา : Freedom.to

Productivity คืออะไร ทำไมถึงสำคัญ?

Productivity หรือ ผลิตภาพ หมายถึง ตัวชี้วัดความสำเร็จของการบริหารจัดการระบบการผลิตของอุตสาหกรรม ต่อมาถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายในความหมายว่า ความสามารถในการทำงานให้ได้ผลลัพธ์ที่คุ้มค่า หรือได้ผลลัพธ์มากกว่า โดยใช้ต้นทุน (Input) เป็นตัวชี้วัดว่าใช้ไปแล้วสามารถสร้างผลลัพธ์ (Output) ออกมาได้เท่าใด ดังนั้น การเพิ่ม Productivity จึงหมายถึงการสร้างกำไรได้มากขึ้นด้วยต้นทุนที่น้อยลงนั่นเอง

นอกจากสร้างผลที่มีประสิทธิภาพได้ในจำนวนที่มากขึ้น ในฐานะองค์กร Productivity ที่เพิ่มขึ้นช่วยให้พนักงานมีศักยภาพเต็มที่ ทั้งยังช่วยสร้างชื่อเสียงและความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าได้ โดยมีปัจจัยสำคัญคือพนักงานที่มีการเพิ่ม Productivity ในการทำงาน ส่งผลให้องค์กรผลิตและส่งมอบสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพได้รวดเร็วและเกิดปัญหาน้อย แถมยังได้ประโยชน์ทั้งพนักงานและองค์กรเองด้วย รู้อย่างนี้แล้วคุณยังจะปฏิเสธการเพิ่ม Productivity อยู่อีกหรือเปล่านะ?

6 วิธีง่าย ๆ เพิ่ม Productivity ได้ตลอดวัน

1. กำหนดเป้าหมายและลำดับความสำคัญของงาน

คำกล่าวที่ว่า ‘เริ่มต้นดีมีชัยไปกว่าครึ่ง’ คงไม่เกินจริง เพราะการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน เจาะจง และแบ่งเป้าหมายใหญ่ ๆ ออกให้เล็กลง จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้มากขึ้น จัดลำดับความสำคัญของงานของคุณตามความสำคัญพร้อมกำหนดเวลา เมื่อมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุดก่อน คุณจะสัมผัสได้ถึงความก้าวหน้าของงานและจะเพิ่ม Productivity ของคุณได้อย่างดีเลยล่ะ

2. ตั้งสมาธิด้วยการลดสิ่งรบกวน

สร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมด้วยการลดสิ่งที่เข้ามารบกวนการทำงานของคุณ เช่น ปิดการแจ้งเตือนต่าง ๆ หรือ ปิดแท็บที่ไม่จำเป็น ซึ่งคุณสามารถใช้แอปหรือตัวช่วยที่เพิ่ม Productivity ได้ ไม่ว่าจะเป็นแอปเพิ่มประสิทธิภาพหรือตัวบล็อกเว็บไซต์เพื่อจำกัดการเข้าถึงที่อาจทำให้เสียสมาธิในช่วงเวลาทำงาน นอกจากนี้ยังรวมถึงการกำหนดพื้นที่ทำงานโดยเลือกมุมที่ที่เงียบสงบ เพื่อให้เป็นสัดส่วนมากขึ้น เมื่อกำหนดพื้นที่ชัดเจนแล้ว สภาพแวดล้อมจะกระตุ้นให้มีความรู้สึกว่าต้องทำงานอีกด้วย

3. รู้จักจัดการเวลาเพื่อพาไปสู่ความสำเร็จ

การจัดการเวลาเป็นกุญแจสำคัญในทุก ๆ เรื่องเลยก็ว่าได้ ดังนั้น เพื่อให้จัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราขอแนะนำให้คุณใช้เทคนิคมะเขือเทศ หรือ Pomodoro ซึ่งเทคนิคนี้จะทำให้คุณได้ทำงานในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ เช่น 25 นาที จากนั้นตามด้วยการพักเบรกสั้น ๆ ที่ช่วยกำจัดสิ่งรบกวนต่าง ๆ และทำงานได้อย่างเต็มที่ โดยอาจกำหนดเดดไลน์สำหรับแต่ละงานก่อนกำหนดจริง เพื่อคงความรู้สึกเร่งด่วนของงาน แถมยังหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่งได้ดีเลยทีเดียว

4. ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีและเครื่องมือ

ในปัจจุบันที่เป็นยุคแห่งดิจิทัล การนำเทคโนโลยีหรือเครื่องมือเข้ามาช่วยในการเพิ่ม Productivity และปรับปรุงการทำงาน ช่วยให้การทำงานของคุณง่ายขึ้นเป็นเท่าตัว เช่น แอปจัดการโครงการ ซอฟต์แวร์จัดการงาน หรือแอปพลิเคชันจดบันทึกเพื่อจัดระเบียบและติดตามงาน รับรองว่าประหยัดเวลาและความพยายามไปได้เยอะแน่นอน

5. พักสมองและฝึกฝนการดูแลตนเอง

หลายคนอาจเคยทำงานจนลืมเวลาพักไปเลยก็มี การตั้งใจทำงานเป็นเรื่องที่ดีแต่เราอยากให้คุณตระหนักถึงความสำคัญของการหยุดพักด้วยเช่นกัน การพักสั้น ๆ ระหว่างงานช่วยให้สดชื่นและคงความมีสมาธิเอาไว้ได้ หรืออาจทำกิจกรรมที่ผ่อนคลายตนเอง เช่น ยืดกล้ามเนื้อ ฝึกหายใจเข้าลึก ๆ ไปจนถึงการออกไปเดินเล่นข้างนอกบ้าง 

นอกจากนี้ การดูแลตนเองก็สำคัญ ไม่ว่าจะเป็นการนอนหลับพักผ่อนให้เพียงพอ การรับประทานอาหารที่มีประโยชน์ และการออกกำลังกายอย่างสม่ำเสมอ เพื่อความเป็นอยู่ที่ดีและเพิ่ม Productivity ในการทำงาน

6. ปรับปรุงและเรียนรู้อยู่เสมอ

มองหาโอกาสในการเติบโตและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เช่น ติดตามข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับเทคนิคหรือเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณ, เปิดรับแนวคิดใหม่ ๆ ที่สามารถนำมาปรับใช้กับงานของคุณได้, เรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ที่ช่วยเพิ่ม Productivity

เคล็ดลับปรับให้ Productivity พุ่งกระฉูด

รู้หรือไม่ว่าช่วงเวลามีผลต่อการทำงานด้วยนะ! การเข้าใจช่วงเวลาที่เหมาะสมในการทำงานจึงมีความสำคัญต่อการเพิ่ม Productivity อยู่ไม่น้อยเลยทีเดียว อ้างอิงจากผลการสำรวจของ Redbooth พบว่า ในช่วงวันจันทร์ – ศุกร์ ในช่วงเวลา  11.00 น. เป็นช่วงที่ Productive มากที่สุด สามารถทำงานต่าง ๆ เสร็จได้มากขึ้น ส่วนช่วงหลังเที่ยง ประสิทธิภาพในการทำงานจะลดลงอย่างเห็นได้ชัดตั้งแต่ 16.00 น. เป็นต้นไป

ในขณะที่ John Trougakos รองศาสตราจารย์ด้านพฤติกรรมองค์กร มหาวิทยาลัยโตรอนโต ประเทศแคนาดา พบว่า ส่วนใหญ่ร่างกายคนเราจะตื่นตัวมากที่สุดในช่วง 9.00 – 11.00 น. ถือได้ว่าคนส่วนใหญ่มีสมาธิและการคิดวิเคราะห์ที่ดีในช่วงเช้า ดังนั้น 11.00 น. จึงเป็นช่วงที่เหมาะกับการทำงานมากที่สุด เพราะเป็นช่วงที่เราโฟกัสกับงานได้ดี

ช่วงไหนที่ Productivity พุ่งปรี๊ดสำหรับเรากันนะ?

มาถึงตรงนี้ บางคนอาจจะเถียงในใจกันว่าไม่เห็นจริงสำหรับเราเลย อย่างไรก็ตาม ผลการวิจัยหรือผลสำรวจเป็นเพียงการหาค่าโดยเฉลี่ยเท่านั้น ด้วยเหตุนี้เองจึงตอบข้อสงสัยในใจของใครหลายคนได้ดีว่าทำไมผลการสำรวจถึงไม่ตรงกับตนเอง 

ทำให้เห็นว่าการนั่งทำงานในช่วง 9.00 – 11.00 น. อาจไม่ตอบโจทย์สำหรับคุณก็เป็นได้ เพราะแต่ละคนมีช่วงเวลาที่เหมาะสมกับการทำงานแตกต่างกันออกไปตามการใช้ชีวิต หากคุณสามารถเข้าใจช่วงเวลา Productive ของตนเองได้ ก็จะสามารถทำงานได้ดีขึ้นอย่างแน่นอน ซึ่งเราก็มีวิธีง่าย ๆ ที่จะช่วยค้นหาว่าช่วงใดที่ Productivity พุ่งปรี๊ดสำหรับคุณ!

ติดตามการทำงานของตนเอง 

สำหรับบางคนอาจมีช่วงเวลาดังกล่าวอยู่ในใจแล้ว ไม่ว่าจะเป็นช่วงที่เพิ่งตื่นนอน ก่อนมื้อเที่ยง หรือหลังเที่ยงคืน ก็สามารถเลือกตามช่วงเวลาที่ตรงใจกันได้เลย แต่หากใครที่ยังไม่แน่ใจ อาจจะเริ่มจากสังเกตว่าช่วงเวลาไหนที่ใช่สำหรับคุณ โดยกำหนดช่วงที่จะสังเกตตนเอง ยิ่งใช้เวลาในการติดตามมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งได้ผลลัพธ์ที่มีแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น เช่น กำหนดช่วงเวลาที่จะสังเกตตนเองไว้ 2 สัปดาห์

เพื่อให้การทดลองมีประสิทธิภาพ ควรจดบันทึกอย่างสม่ำเสมอว่าคุณทำงานอะไรในช่วงเวลาใดบ้าง และใช้เวลาทำนานแค่ไหน เมื่อครบกำหนดแล้วกลับมาดูว่าช่วงเวลาไหนที่คุณทำงานได้มากที่สุด นั่นแหละเวลาที่ใช่สำหรับคุณ!

ปรับกิจวัตรการทำงานให้เข้ากับตนเอง

เมื่อค้นพบช่วงเวลาที่ Productivity สูงสำหรับตนเองแล้ว ก็มาปรับกิจวัตรการทำงานของคุณให้เหมาะสมกัน ด้วยการกำหนดเวลาให้ตนเองทำงานที่ยากหรือสำคัญที่สุดก่อนในช่วงเวลาที่คุณ Productive ที่สุด เช่น งานชิ้นใหญ่ โปรเจกต์สำคัญ จากนั้นไล่มาด้วยงานที่สำคัญน้อยลงหรือไม่ต้องใช้สมองมาก อย่างการอ่านหรือตอบอีเมลต่าง ๆ ในช่วงเวลาที่พลังงานเริ่มหมด 

แต่อย่าลืมว่าบางครั้งก็ไม่สามารถเลือกเวลาทำงานได้อย่างอิสระ จึงควรวางแผนที่ยืดหยุ่น พร้อมปรับเปลี่ยนให้เข้ากับสถานการณ์ได้อย่างทันท่วงที

สรุป

การเพิ่ม Productivity ต้องมีการวางแผนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ รวมถึงต้องการทำความเข้าใจรูปแบบและช่วงเวลาการทำงานที่เหมาะสมกับตนเอง ก็จะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณให้มากขึ้นได้ 

และเมื่อคุณได้ลองวิธีการเพิ่ม Productivity ให้ได้ตลอดวันที่เราได้รวบรวมไว้ให้นั้น รับรองว่านอกจากงานจะเสร็จอย่างมีคุณภาพแล้ว ยังได้เพิ่มศักยภาพของตนเองอีกด้วย ยิงปืนนัดเดียวได้นกสองตัวไปเลย