Important of Resource Planning

Project management Trend 2022 EP.1 : เมื่อ Resource planning คือหัวใจสำคัญ

admin

08 Jun 2022 | 1 นาทีอ่าน

Resource management หรือการบริหารคนในทีมสำคัญอย่างไร ? ในยุค Digital transformation โลกของเราหมุนไปอย่างรวดเร็ว ทำให้หลายองค์กรต่างก็ต้องแข่งขันกับเวลาเพื่อโอกาสในการเติบโต โปรเจกต์ใหม่ ๆ จึงขึ้นมากมาย การบริหารโครงการหรือ Project management จึงเป็นสิ่งที่องค์กรต่าง ๆ หลีกเลี่ยงไม่ได้เลย เพราะในการทำแต่ละโปรเจกต์ต้องใช้ทรัพยากรมหาศาล ดังนั้นจึงต้องมีการวางแผนและจัดการที่ดีมาก ๆ เพื่อให้โปรเจกต์แต่ละชิ้นสำเร็จตามเป้าหมายที่วางเอาไว้

เราทุกคนได้เห็นแล้วว่า Trend Project โลกการทำงานในปี 2022 เปลี่ยนไปจากเดิมมาก เพราะเทคโนโลยีก้าวเข้ามามีบทบาทมากขึ้น ซึ่งแน่นอนว่ากระบวนการใน Project management ย่อมก็ต้องเปลี่ยนไปด้วย ในปี 2022 จึงเกิดเทรนด์บริหารโปรเจกต์แบบใหม่ ๆ ขึ้นมากมาย

วันนี้ Talance จึงจะมาพูดถึงเทรนด์หนึ่งที่สำคัญไม่น้อยไปกว่าเทรนด์ไหน ๆ ใน Project management เลย ซึ่งนั่นก็คือ Resource planning นั่นเอง

Resource management – ทุกคนทุกระดับต้องมีบทบาทร่วมกัน

แม้ Project management จะเป็นเรื่องของการบริหาร แต่การจะทำให้โปรเจกต์หนึ่งออกมามีประสิทธิภาพ บุคลากรทุกระดับจะต้องมีหน้าที่ในการทำงานร่วมกัน ดังนั้นตั้งแต่บุคลากรระดับสูงถึงพนักงานจึงมีบทบาทสำคัญในการทำโปรเจกต์ ดังนี้

PMO 

PMO หรือ Project management office เป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการโปรเจกต์ต่าง ๆ สำหรับการทำ Transformation ในองค์กร ดังนั้นการที่จะทำให้โปรเจกต์ขององค์กรสำเร็จได้ ต่องมีทีม PMO ที่รู้จักทิศทางและกลยุทธขององค์กร ทั้งยังสามารถทำงานร่วมกับ Project manager และ Team leader ต่าง ๆ เพื่อร่วมกันตัดสินใจและช่วยกันสร้างโปรเจกต์ที่มีประสิทธิภาพได้ 

Team leader

การทำงานร่วมกันภายในทีม แน่นอนว่าจะต้องมีเสาหลักที่จะช่วยนำทางให้คนในทีมสามารถทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ทั้งยังคอยจัดการให้ทีมสามารถทำงานได้อย่างลื่นไหลที่สุด ดังนั้น Team leader และหัวหน้าทีมจึงควรมีบทบาทในการส่งเสริมความเติบโตของทีมด้วย ไม่ว่าจะเป็นสนับสนุนให้พนักงานได้มีการเรียนรู้ใหม่ ๆ พยายามหาโอกาสอุด Skill gap ของทีม รวมถึงต้องคอยรักษาความสัมพันธ์อันดี และบริหาร Workflow ให้คนในทีมอยากที่จะทำงานด้วยกันต่อไป เพราะเราต้องยอมรับจริง ๆ ว่าในปัจจุบัน “ความพึงพอใจ” เป็นปัจจัยสำคัญในการเลือกงาน การที่เราทำให้พนักงานเติบโตและพึงพอใจ จะสามารถรักษาบุคลากรที่ช่วยพาองค์กรก้าวไปสู่อนาคตได้

Project manager

Project manager หรือที่เราคุ้นหูกันในชื่อ PM เป็นตำแหน่งที่เรียกได้ว่าสำคัญมากในการทำโปรเจกต์หนึ่ง ๆ เลยทีเดียว เพราะในฐานะผู้จัดการโครงการ PM ต้องแบกรับหน้าที่ที่เรียกได้ว่าครอบจักกรวาล ไม่ว่าจะเป็นบริหารคน โปรเจตก์ งบประมาณ ทั้งยังต้องคอยสั่งการ แก้ปัญหา แล้วยิ่งเป็นตำแหน่งที่ใช้หัวด้านการบริหารเป็นหลัก ทำให้คนที่จะมาเป็น PM ต้องมี Soft skill ด้านความเป็นผู้นำ การบริหาร และ Social Skill สูงมากทีเดียว 

Team member

โปรเจกต์แต่ละชิ้นจะสำเร็จไม่ได้เลย ถ้าไม่มีสมาชิกในทีมต่าง ๆ คอยร่วมด้วยช่วยกันในการนำชิ้นงานของแต่ละภาคส่วนมาประกอบกันจนกลายเป็นงานชิ้นใหญ่ ดังนั้นแม้จะเป็นเหมือนฟันเฟืองตัวเล็ก ๆ แต่หากขาดฟันเฟืองตัวใดตัวหนึ่งไป โปรเจกต์ชิ้นนั้นอาจจะไม่สามารถออกมาเป็นผลงานที่มีคุณภาพสูงสุดได้ หน้าที่สำคัญของสมาชิกในทีมจึงต้องร่วมมือกันสร้าง Workflow ที่ดี สื่อสารกันอย่างมีเหตุผลและเป็นระเบียบ คอยพัฒนาตัวเองอย่างสม่ำเสมอ คอยสังเกตและอุด Skill gap ของตัวเอง เพื่อเป็นเรี่ยวแรงสำคัญให้กับทีม 

ทีนี้เมื่อเข้าใจแล้วว่า Project management เกี่ยวข้องกับการทำงานเป็นทีม เราจึงควรสนใจเรื่อง Resource planning ด้วย มาดูกันว่าเราจะทำ Resource planning ได้ยังไง

ทำความรู้จัก Resource planning 

Resource planning คืออะไร

Resource planning คือการบริหารจัดการทรัพยากรที่ใช้ในการทำโปรเจกต์เพื่อที่จะให้งานออกมามีประสิทธิภาพที่สุด ไม่ว่าจะเป็นเวลา งบประมาณ และที่สำคัญที่สุดคือทรัพยากรคน ซึ่ง Resource planning จะช่วยสร้างสมดุลระหว่างต้นทุน ขอบเขต และเวลา เพื่อให้สามารถดำเนินโครงการได้อย่างราบรื่น ตรงเวลาและอยู่ในขอบเขตของงบประมาณโดยไม่ลดทอนคุณภาพ

เหตุผลที่ Resource planning เป็นสิ่งสำคัญในการบริหารโปรเจกต์

สามารถติดตาม Process การทำงานในโปรเจกต์ได้ 

สิ่งสำคัญที่สุดของการบริหาร คือเราต้องรู้ว่าคนของเรากำลังทำอะไร รับผิดชอบส่วนไหน และทำไปถึงไหนแล้ว เพราะภาพรวมพวกนี้จะช่วยให้เราสามารถวิเคราะห์ความคืบหน้า ปัญหาที่เกิดขึ้น แนวทางแก้ไข ที่จะสามารถนำไปพัฒนาโปรเจกต์ ทั้งยังสามารถช่วยเรื่องการลดค่าใช้จ่ายได้ด้วย

ประหยัดเวลา

เคยได้ยินไหมว่าหัวใจสำคัญของการบริหารอย่างหนึ่ง คือ “Put the man on the right job” หรือใช้คนให้เหมาะสมกับงาน ซึ่งการทำ Resource planning จะช่วยให้เราใช้คนและทรัพยากรอื่น ๆ ได้ถูกที่ถูกเวลา ทำให้ในการทำโปรเจกต์ครั้งต่อ ๆ ไป เราจะรู้ได้ในทันทีว่าเราควรใช้ทรัพยากรอย่างไรให้คุ้มค่าและทำให้งานมีประสิทธิภาพ โดยไม่จำเป็นต้องทดลองหรือแก้ไขอะไรมากมายเลย ซึ่งสามารถประหยัดเวลาให้ทั้งเราและบริษัทด้วย

มัดใจพนักงานให้อยากทำงานด้วย

จากผลการสำรวจหลาย ๆ ที่พบว่าปัจจัยที่ทำให้พนักงานเลือกที่จะทำงานให้กับบริษัท ไม่ใช่แค่เงินเดือน ความก้าวหน้าอีกต่อไปแล้ว “ความพึงพอใจ” เป็นปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อการตัดสินใจทำงานของคนทำงานรุ่นใหม่ 

เหตุผลหนึ่งที่ทำให้คนรุ่นใหม่ลาออกจากงานคืออาการเบื่อหน่ายหรือ Burn out และความรู้สึกไม่ดีต่อหน้าที่การงาน เช่นได้ทำในสิ่งที่ไม่ชอบ ถูกมองข้ามจุดแข็ง หรือบริษัทเมินเฉยกับปัญหา ซึ่งเป็นเรื่องน่าเศร้าที่ปัญหาพวกนี้มันไม่มีทางแก้ไขในทันที แต่การทำ Resource planning จะช่วยลดแรงเสียดทานจากปัญหาเหล่านี้ได้ส่วนหนึ่ง เพราะเราจะสามารถนำคนมาใช้ได้ถูกงาน ทั้งยังคอยช่วยจัดการเวลาให้พนักงานได้ดี เหมือนกับว่าเราสามารถดูแลทีมของเราได้อย่างใกล้ชิดขึ้น ซึ่งจะช่วยลดอาการ Burn out และทำให้ลูกทีมอยากทำงานกับเราต่อนั่นเอง

ขั้นตอนในการทำ Resource Planning

1. กำหนด Resource ที่จำเป็น

ขั้นตอนแรกในการทำ Resource planning คือการกำหนด Resource ที่จำเป็นต่อโปรเเจกต์แต่ละชิ้น ไม่ว่าจะเป็นทรัพยากรคน เครื่องมือ งบประมาณ หรืออะไรก็ตามที่จะทำให้โปเจกต์สำเร็จตามเป้าหมาย ซึ่งในที่นี้คุณต้องกำหนดด้วยว่าทรัพยากรแต่ละอย่างต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง อย่างคน คุณจะเลือกจ้างคนจากทักษะหรือประสบการณ์อะไรที่จำเป็นในโปรเจกต์นั้น เรื่องนี้ต้องกลับไปคิดให้ถี่ถ้วน

2. ตามหา Resource ที่ต้องการ

เมื่อกำหนดคุณสมบัติของ Resource แล้ว ก็ต้องเริ่มลงมือตามหาคนที่ใช่ พยายามตามหาคนที่มีคุณสมบัติที่ตรงตามที่กำหนดไว้ที่สุด พร้อมทั้งจัดหาอุปกรณ์มาให้พร้อมเพื่อสร้าง Workflow ที่ดีในการทำงานของทีม

3. บริหาร Resource ให้ดี

มาถึงขั้นบริหารจัดการ คุณต้องกำหนดบทบาทหน้าที่ของคนในทีม และสื่อสารให้ทุกคนเข้าใจตรงกันว่าหน้าที่ของแต่ละคนทำอะไร ทำยังไง ที่สำคัญคือต้องคอยติดตาม รับฟังปัญหา ให้คำแนะนำแก้ไข พยายามจัดการ Workflow ให้ และอย่าปล่อยและละเลยคนในทีมเด็ดขาด ที่สำคัญคือต้องคอยควบคุมเวลาส่งงานและงบประมาณควบคู่ไปด้วย

4. ประเมินผลการใช้ Resource

ขั้นตอนสุดท้ายคือการกลับมาสรุปฝลว่าแผนการใช้ Resource planning ของเรานั้นเกิดประสิทธิผลมากแค่ไหน มีจุดแข็ง-จุดอ่อนยังไงบ้าง แล้วจะนำกลับไปแก้ไขและปรับใช้ยังไงต่อไป ขั้นตอนนี้ไม่จำเป็นต้องทำตอนโปรเจกต์เสร็จก็ได้ สามารถทำในขณะกำลังดำเนินโปรเจกต์ได้เลย

Tips & Trick

จริง ๆ การประเมินผลก็มีวิธีการวัดของมันอยู่ นั่นก็คือการคำนวณอัตราการใช้โดยใช้สูตร

อัตราการใช้งาน = จำนวน Billable hours / จำนวนชั่วโมงการทำงานทั้งหมด

Software is solution

ในปี 2022 อัตราทำงานแบบ Remote working นั้นเติบโตขึ้นมาก ไม่ว่าจะเป็น Remote 100% หรือ Hybrid ก็ตาม ซึ่งนั่นหมายความว่าในอนาคตซอฟต์แวร์จะเข้ามามีบทบาทในโลกของการทำงานมากขึ้น จะดีกว่าไหมถ้าเราเริ่มเรียนรู้และเอาเทคโนโลยีมาปรับใช้ เพื่อเตรียมตัวให้บริษัทเติบโตในอนาคต ทั้งยังเป็นการเตรียมพร้อมให้พนักงานตั้งรับสถานการณ์ต่าง ๆ ให้ทันท่วงทีอีกด้วย

ปัจจุบันมี Software มากมายที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยบริหาร Workflow ในองค์กร ซึ่งการใช้ตัวช่วยเหล่านี้จะทำให้เราสามารถ Track การทำงานของทีมได้ดีขึ้น ทั้งยังทำให้เราสามารถบริหารได้ทั้งในระดับภาพรวมและรายบุคคลด้วย 

สำหรับใครที่สนใจเรามีบทความที่รวบรวม E-solution ที่น่าสนใจมาให้แล้ว ที่นี่

สรุป

สิ่งหนึ่งใน Project management ที่สำคัญมาก แน่นอนว่าจะต้องเป็นการบริการทรัพยากร โดยเฉพาะอย่างยิ่งทรัพยากรบุคคล ทำให้ Resource planning เป็นหัวใจสำคัญในการทำโปรเจกต์หนึ่ง ๆ ยิ่งในยุคที่โลกแห่งการทำงานเปลี่ยนไปจากหน้ามือเป็นหลังมือ เรามีเทคโนโลยีที่ล้ำหน้ามากขึ้น อุดมคติในการทำงานของคนยุคใหม่ก็เปลี่ยนไป Resource planning จึงเป็นหัวใจสำคัญของ Project management ที่องค์กรต้องให้ความสำคัญเพื่ออนาคตอันสวยงามและก้าวไกล

0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

บทความที่เกี่ยวข้อง

Project management trend 2022 EP.4 Cloud-first approach

การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีที่รวดเร็วทำให้กลยุทธ์แบบ Cloud-first มีการก้าวกระโดดครั้งใหญ่ออกจากกรอบเดิมในช่วงหลายปีที่ผ่า

admin

19 Jul 2022 | 1 นาทีอ่าน

Project management trend 2022 EP. 3 เหตุผลที่มีการใช้ Tools เพิ่มขึ้นใน Project Management

ธุรกิจไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ก็ต้องใช้ Tools ในจัดการกับงาน โครงการ โปรเจกต์ และผู้คนจำนวนมากอย่างสม่ำเสมอ แน่นอนการมี proj

admin

06 Jul 2022 | 1 นาทีอ่าน