Project management trend 2022 EP. 3 เหตุผลที่มีการใช้ Tools เพิ่มขึ้นใน Project Management

ธุรกิจไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ก็ต้องใช้ Tools ในจัดการกับงาน โครงการ โปรเจกต์ และผู้คนจำนวนมากอย่างสม่ำเสมอ แน่นอนการมี project management ที่ดีอาจจำเป็นต้องใช้งานเครื่องมือต่าง ๆ เพื่อจัดการโครงสร้างหรือจัดสรรทรัพยากร ซึ่งสิ่งเหล่านี้เป็นพื้นฐานที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณได้ผลประโยชน์และก้าวให้โดดเด่นกว่าคู่แข่ง

วิกฤตการณ์ของโรคระบาดโควิด-19 ที่ผ่านมาในตลอดระยะเวลา 2-3 ปีนี้ องค์กรส่วนใหญ่ได้มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากการทำงานในออฟฟิศเป็นการทำงานจากที่บ้านหรือการทำงานระยะไกล (Remote Work) มากยิ่งขึ้น

แน่นอนการทำงานระยะไกลย่อมจำเป็นต้องใช้เครื่องมือในการสื่อสารมากยิ่งขึ้นเนื่องจากต้องการให้คงรูปแบบการพูดคุยแบบเห็นหน้า แลกเปลี่ยนความคิดเห็น หรือประชุมในโอกาสต่าง ๆ แต่ทั้งนี้ก็ยังคงมีปัจจัยหลายอย่างที่ยังไม่สามารถตรวจสอบได้ เช่น ชั่วโมงการทำงาน ความตั้งใจในการทำงาน ตามติดการทำงาน หรืออื่น ๆ อีกมากมาย ดังนั้นการใช้เครื่องมือที่หลากหลายก็ย่อมจำเป็นอย่างยิ่งใน project management

ประโยชน์ของการใช้ Tools

ประโยชน์ของการใช้เครื่องมือ project management (project management tools) มีอยู่มากมาย แต่หลัก ๆ ที่องค์กรต้องการนำเครื่องมือต่าง ๆ เข้ามาช่วยในการพัฒนาองค์กรและบุคคลากรนั้นมีประโยชน์ที่สามารถแบ่งแยกออกได้เป็น 7 หัวข้อหลัก ๆ ได้แก่

Tools ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน

การทำงานร่วมกันเป็นทีมขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ ที่สมาชิกแต่ละคนได้รับมอบหมายงานที่แตกต่างกัน ดังนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีเครื่องมือที่จะช่วยให้สมาชิกต่าง ๆ ภายในทีมสามารถสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็วซึ่งจะช่วยทำให้คุณสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นมากยิ่งขึ้น

นอกจากจะช่วยให้สมาชิกภายในทีมสามารถติดต่อสื่อสารกันได้อย่างสะดวกและรวดเร็วแล้ว นอกจากนี้เครื่องมืออาจจะช่วยให้การแชร์ไฟล์ เอกสาร หรือรูปภาพต่าง ๆ ทำได้อย่างรวดเร็วซึ่งทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ควบคุมค่าใช้จ่าย

การจัดการงบประมาณก็เป็นงานพื้นฐานที่จะคอยควบคุมค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ของโปรเจกต์และองค์กร โดยหากองค์กรเลือกที่จะใช้เครื่องมือที่เกี่ยวกับการจัดสรรงบประมาณภายในบริษัทก็จะทำให้เข้าใจโครงสร้างงบประมาณต่าง ๆ ได้อย่างตรงจุดพร้อมทั้งยังสามารถให้การจัดการค่าใช้จ่าย เช่น การปรับต้นทุนให้เหมาะสม การเพิ่มกำไรสูงสุด การลดค่าใช้จ่ายส่วนเกิน สามารถทำได้อย่างง่ายดาย ซึ่งแน่นอนว่าสามารถติดตามได้แบบเรียลไทม์

เพิ่ม Workflow ของทีมให้ดีขึ้น

การทำงานเป็นทีมล้วนเป็นหนึ่งสิ่งที่ท้าทายอย่างมาก แต่หากคุณมีเครื่องมือที่สามารถจัดการโปรเจกต์ต่าง ๆ ให้กับสมาชิกแต่ละคนได้ คุณก็สามารถทำให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทั้งนี้การมี wokflow ของทีมที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งหนึ่งสำหรับความสำเร็จขององค์กรซึ่งจะช่วยทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมายต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย

Tools ช่วยตรวจสอบหรือติดตามการทำงาน

เพื่อให้โปรเจกต์ต่าง ๆ สำเร็จลุล่วงในระยะสั้นหรือระยะยาว องค์กรจำเป็นต้องติดตามผลการปฏิบัติงานของโปรเจกต์ต่าง ๆ ไม่ว่าจะติดตามการทำงานรายคนหรือติดตามการทำงานรายทีมก็ตาม ดังนั้นหากคุณมีเครื่องมือที่ช่วยตรวจสอบและติดตามการทำงานเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งต่าง ๆ จะเสร็จสิ้นตรงเวลา สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของผลลัพธ์พร้อมช่วยเข้าใจขั้นตอนการทำงานของสมาชิกภายในทีมมากยิ่งขึ้น ซึ่งอาจมีส่วนช่วยในการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้เหมาะสมมากยิ่งขึ้นในอนาคต

แบ่งปันข้อมูลกันได้อย่างรวดเร็ว

หนึ่งองค์กรย่อมประกอบไปด้วยทีมหลายทีมซึ่งมีสมาชิกที่ใช้ข้อมูลหรือจัดเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันออกไป สิ่งสำคัญก็คือข้อมูลเหล่านี้จะต้องแชร์ร่วมกันภายในทีมเดียวกันเพื่อการสื่อสารที่ดีและโปร่งใสมากยิ่งขึ้น ดังนั้นการใช้เครื่องมือที่จะช่วยให้สมาชิกต่าง ๆ สามาถเข้าถึงและแชร์ไฟล์ทั้งหมดได้ พร้อมทั้งทำให้การเข้าถึงสิ่งจำเป็นต่าง ๆ ในบริษัทกลายเป็นเรื่องง่ายและไม่ยุ่งยากอีกต่อไป 

หากองค์กรเลือกใช้หรือไม่ใช้ Tools จะเป็นอย่างไร

การมีเครื่องมือหรือ Tools จำนวนมากใน project management จะช่วยให้การทำงานภายในองค์กรง่ายและเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น ซึ่งตอบโจทย์กับการทำงานในยุคใหม่ที่ต้องการความรวดเร็ว สะดวก และใช้งานง่าย

องค์กรเริ่มให้ความสำคัญกับเครื่องมือต่าง ๆ มากยิ่งขึ้นเนื่องจากช่วยให้การทำงานระยะไกลหรือการทำงานในออฟฟิศมีระบบและทำให้สมาชิกใหม่ปรับตัวได้ง่ายยิ่งขึ้น พร้อมทั้งยังช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรให้แข็งแกร่ง

หากองค์กรเลือกที่จะไม่ใช้เครื่องมือต่าง ๆ ใน project management แน่นอนว่าจะทำให้การทำงานโดยเฉพาะในรูปแบบการทำงานระยะไกลยากลำบากมากยิ่งขึ้นไม่ว่าจะเป็นในเรื่องการสื่อสารภายในทีม การมอบหมายงาน การแบ่งงานให้แก่สมาชิก หรือแม้แต่การแบ่งปันไฟล์ แต่ทั้งนี้ก็ไม่เชิงว่าการทำงานระยะไกลจะลำบาก 100% เพียงแต่การใช้งานเครื่องมือเป็นส่วนช่วยให้ workflow การเช็คงานแบบเรียลไทม์ และการทำงานต่าง ๆ ราบรื่นซึ่งช่วยลดความลำบากให้น้อยลง

“Tools เป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยให้เราจัดการกับงานได้ดี แม่นยำ และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น”

6 Project Management Tools ยอดฮิตปี 2022

Talance ขอนำเสนอ 6 เครื่องมือใน project management ที่องค์กรต่าง ๆ เลือกใช้ พร้อมช่วยให้ธุรกิจและองค์กรของคุณก้าวหน้าอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Trello

เครื่องมือสำหรับ Project Management ชั้นนำที่กำลังได้รับความนิยมอย่างมากในประเทศไทย โดยเป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันในตัวเพื่อทำงานร่วมกับทีมของคุณ ด้วยรูปแบบการใช้งานที่ง่ายเปรียบเสมือนการแปะโพสต์อิทลงบนกระดานหรือบอร์ด (บน Trello เราเรียกสิ่งนี้ว่าการ์ด) ซึ่งทำให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันภายในการ์ด แชร์ไฟล์ และแสดงความคิดเห็น ซึ่งผู้ใช้สามารถใช้งาน Power-up ที่จะเพิ่มฟีเจอร์และลูกเล่นต่าง ๆ มากมาย เช่น เชื่อมกับ Google Drive หรือเชื่อมกับ Microsoft team

Clickup

เครื่องมือสำหรับ Project Management ที่เกิดมาจากความคิดที่ว่าทุกวันนี้เรามักใช้หลายแพลตฟอร์มในการทำงาน ทำให้ส่งผลเสียโดยตรงกับเวลาของพวกเรา และการจัดระเบียบภาพรวมของงาน ทั้งในองค์กรขนาดใหญ่และขนาดเล็ก ด้วยความโดดเด่นที่ชุดคุณลักษณะที่ครอบคลุมทั้งเอกสาร เป้าหมาย และกล่องจดหมาย

Asana

เครื่องมือสำหรับ Project Management ที่ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดายภายใน Platform เดียว โดยที่สามารถสร้าง Task ออกมาเป็น Checklist ที่สมาชิกสามารถเช็คได้สะดวก พร้อมตรวจสอบความคืบหน้าของงาน ติดตาม Deadline ของแต่ละงานได้แบบเดือนต่อเดือนอย่างเป็นระบบระเบียบ

Todoist

Todoist หรือใครหลาย ๆ คนเข้าใจความหมายว่าคือ To-do-list ก็ไม่ผิดเนื่องจากสิ่งนี้เป็นเครื่องมือสำหรับ Project Management ที่จะช่วยตอบสนองการจัดการธุรกิจขนาดเล็กและกลาง ที่จะช่วยจัดการทำงาน ระเบียบงาน และกำหนดตารางเวลาให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

BaseCamp

เครื่องมือสำหรับ Project Management ยอดฮิตที่ประกอบไปด้วยฟังก์ชันการใช้งานหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นกระดานสนทนา ที่เก็บไฟล์แยก to-do-list หรือตารางงานต่าง ๆ เพื่อให้คุณจัดการโปรเจกต์หลายสิบได้ในเครื่องมือเดียว สิ่งนี้จะช่วยให้สมาชิกภายในทีมรู้ว่าต้องทำอะไรและทำให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรหลุดลอดผ่านสายตาไปอย่างแน่นอน

Evernote

เครื่องมือสำหรับ Project Management ที่จะช่วยให้การวางแผนโปรเจกต์หรือโครงการต่าง ๆ สำเร็จลุล่วงไปได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดจะถูกรวบรวมไว้ในที่เดียวพร้อมช่วยให้การจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ เข้าใจง่ายยิ่งขึ้น อีกทั้งยังเป็นแอปที่ทำให้คุณสามารถจดบันทึก ทำรายการ อ่านบันทึกออนไลน์จากสมาชิกในทีม และค้นหาสิ่งที่คุณเคยเขียนมาก่อนได้อย่างง่ายดาย

สรุป

Project management tools อาจะเป็นส่วนที่ช่วยเสริมการทำงานในองค์กรให้มี workflow ที่ดีมากยิ่งขึ้น แต่การที่องค์กรเลือกที่จะไม่ใช้ เครื่องมือไม่ได้แปลว่าจะสร้างความลื่นไหลให้กับ workflow ไม่ได้ เพียงแต่วัฒนธรรมองค์กรในแต่ละที่ย่อมแตกต่างกันออกไป เช่น หากคุณทำงานในร้านกาแฟบางทีอาจไม่จำเป็นต้องมีเครื่องมือต่าง ๆ เหล่านี้สำหรับพนักงานประจำร้านของคุณ แต่หากว่าคุณต้องการให้พนักงานของคุณเข้าใจเนื้องาน หน้าที่ รวมถึงตารางเวลาการทำงานในแต่ละชั่วโมงมากยิ่งขึ้น “เครื่องมือ” ต่าง ๆ เหล่านี้อาจจะช่วยให้ธุรกิจของคุณปังขึ้นก็ได้นะ