Project management trend 2022 EP.2 พลิกโฉม Project ให้ปังด้วย Agile & Scrum

Agile & Scrum วิธีการ Project management รูปแบบใหม่ที่จะเข้ามาทดแทนหรือมีส่วนช่วยให้การจัดการโปรเจกต์ง่ายยิ่งขึ้นโดยไม่สร้างปัญหาอย่างต่อเนื่องและยืดหยุ่นตามความต้องการของลูกค้า

ในโลกที่ดำเนินไปข้างหน้าอย่างรวดเร็วรวมถึงความต้องการของลูกค้าเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาตามกระแส ความนิยม โดย Project management ในสมัยก่อนเป็นที่ทราบกันดีว่าจะเป็นการทำงานแบบรวดเดียวตามแผนที่วางไว้ตั้งแต่เริ่ม แต่ปัจจุบันอาจไม่เป็นที่ประทับใจสักเท่าไหร่

ปัญหาใหญ่ที่คอยขวางกั้น

หลายคนมองว่าปัญหาอาจเกิดจากผลิตภัณฑ์ที่ไม่ดีพอที่จะขายให้กับลูกค้าหรือไม่ตอบโจทย์ลูกค้า แต่จริง ๆ แล้วอาจเกิดจากรูปแบบการทำงานที่ดั้งเดิมจนเกินไปตั้งแต่เริ่มต้นจนเริ่มใช้ผลิตภัณฑ์จริง ๆ 

เมื่อก่อนการทำ Project management มักเป็นการวาง KPI เพื่อทำงานให้เสร็จตามเป้าหมายด้วยแนวคิดแบบดั้งเดิมอย่าง Waterfall model ซึ่งดูจะเป็นอะไรที่สะดวก ง่ายดาย และดูเป็นการทำตาแผนที่วางไว้ตั้งแต่แรกโดยไม่ผิดพลาดอะไร ซึ่งเมื่อโปรเจกต์ได้จบลงผลิตภัณฑ์ก็ยังตอบโจทย์กลุ่มลูกค้าส่วนใหญ่อยู่ดี 

แต่พอเปลี่ยนมาเป็นยุคปัจจุบันเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่วางไว้ตั้งแต่เริ่มต้น พอระยะเวลาผ่านมาสักพัก “อาจะไม่ตอบโจทย์แล้วก็ได้” หรือถ้ารอให้โปรเจกต์สิ้นสุดลงท้ายที่สุดแล้วอาจไม่ตอบโจทย์ลูกค้า โดยปัญหาต่าง ๆ อาจะเกิดจาก

• สภาพแวดล้อมและเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็ว
• โปรเจกต์ตอบโจทย์ผู้ว่าจ้างแต่ไม่ตอบโจทย์ลูกค้า
• คู่แข่งหน้าใหม่ออกมาศึกษาตลาดที่ใหม่กว่าและเข้าใจลูกค้าได้มากกว่า
• เกิดการ Disrupt จากเทคโนโลยีใหม่ ๆ 

อย่างไรก็ตามปัจจุบันได้มีการทำงานรูปแบบใหม่เกิดขึ้นเพื่อมาตอบโจทย์ลูกค้าและช่วยให้การทำงานในองค์กรเป็นไปอย่างมีระบบและตรงใจลูกค้ามากยิ่งขึ้น เราเรียกสิ่งนี้ในปัจจุบันว่า “Agile Methodology”

Agile & Scrum คืออะไร

Agile Methodology (อ่านว่า อไจล์, เอไจล์ หรือ อะจาล์ว) เป็น Project Management Methodology เข้ามาตอบโจทย์ในยุค Digital Transformation ด้วยแนวคิดในการบริหารจัดการที่ต้องการความรวดเร็วและสามารถปรับแก้สิ่งต่าง ๆ ได้อย่างตรงจุดไปพร้อม ๆ กันอีกทั้งยังเหมาะกับการวัดผลระยะสั้นอีกด้วย ที่สำคัญหากไม่ถูกใจก็สามารถรื้อโปรเจกต์ใหม่ได้ทันที

จริง ๆ ต้องบอกว่าวิธีการทำงานแบบอไจล์มีด้วยกันหลายวิธี แต่สิ่งที่ได้รับความนิยมมากที่สุดใน Tech Company หรือ Startup ชั้นนำต่าง ๆ ก็คือ “Scrum” ซึ่งอยู่ภายใต้แนวคิดที่ว่า “ให้ทีมช่วยรุมกันทำงาน” (ความหมายตรงตัวเหมือนโดนรุม Scrum ที่ชอบพูดกันตอนเด็ก ๆ นั่นแหละ!)  

วิธีการทำงานหรือประชุมแบบ Scrum จะไม่มี Project Manager หรือตำแหน่งอื่น ๆ เข้ามาส่วนเกี่ยวข้องแต่จะมีเพียง 3 ตำแหน่งสำคัญที่จะช่วยนำการประชุมทีมให้ก้าวหน้าและไม่ออกนอกลู่นอกทาง ได้แก่

• Product Owner : มีหน้าที่จัดความสำคัญของ Task ต่าง ๆ ให้กับทีมพร้อมทั้งประเมินสิ่งที่ควรทำต่อไป
• Scrum Master : เป็นผู้นำการประชุมหรือการทำงานแบบ Scrum ให้ราบรื่น ทั้งนี้ไม่จำเป็นต้องเป็น Team Lead หรือ Project Manager แต่เพียงเป็นผู้ที่สามารถทำให้การทำงานเข้าใจตรงกันมากที่สุด
• Team : จะเป็นการทำงานแบบ Self-Management ซึ่งใน 1 ทีมอาจประกอบไปด้วยสมาชิกจำนวน 3-10 คน โดยจะรวมทุกตำแหน่งเพื่อช่วยกันเสนอทางออกหรือ Solution ต่าง ๆ  

3 วิธีการทำงานแบบ Agile & Scrum ที่น่าสนใจ

ตามที่ได้กล่าวไป วิธีการทำงานแบบ Scrum นั้นประกอบด้วยวิธีการทำงานหลายรูปแบบ แต่วันนี้เราจะมานำเสนอวิธีการทำงานแบบ Scrum 3 รูปแบบที่น่าสนใจและองค์กรต่าง ๆ เลือกใช้ ได้แก่

Backlog  

แบ่ง Task งานที่ต้องทำ ตาม Requirement ของลูกค้า ซึ่ง Product Owner จะนำ Task ต่าง ๆ ไป Sprint ตามลำดับความสำคัญ

Sprint Phase  

หากตัวโปรเจตก์ใช้ระยะเวลาการทำทั้งหมด 10 สัปดาห์ ในช่วง Sprint Phase อาจแบ่งการ Sprint ออกเป็นทุก 1 สัปดาห์โดยจะต้อง Deliver งานบางส่วนกลับมาเพื่อ Review & Discuss

Daily Scrum Meeting 

เป็นการประชุมสั้น ๆ ในทุกเช้า ใช้เวลาประมาณ 10-15 นาทีเพื่อบอกว่าเมื่อวานทำอะไรบ้าง วันนี้จะทำอะไร และพบปัญหาอะไร ซึ่งทีมจะช่วยแสดงความคิดเห็นพร้อมช่วยกันแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วและตรงจุด

ตอบโจทย์ในยุค Digital Transformation ยังไง

หากให้ตอบว่าตอบโจทย์อย่างไร หรือ ทำไมถึงเป็นสิ่งที่องค์กรหันมาสนใจในการทำ Project management ก็คงต้องให้มองภาพว่าอไจล์มีข้อดีและข้อเสียอย่างไรคนถึงหันมาสนใจและนำไปปรับใช้กับองค์กร ซึ่งวันนี้เราจะมาขยายความให้คุณได้อ่านกัน

Agile ยืดหยุ่นมากกว่า

หากองค์กรของคุณกำลังพัฒนาระบบ ซอฟแวร์ หรือเว็บไซต์เพื่อที่จะส่งต่อให้กับลูกค้าโดยมีกำหนดการส่งงานภายในระยะเวลา 8 เดือน โดย Talance จะแแบ่งภาพออกเป็น 2 แบบ ได้แก่ การทำงานแบบ Waterfall และ การทำงานแบบอไจล์

การทำงานแบบ Waterfall

ในสมัยก่อน เราจะทำงานโครงการ หรือ Project Management โดยเริ่มตั้งแต่วางแผนคิดโครงการ ตั้งแต่เริ่มต้น แล้วคิดถึงผลลัพธ์สุดท้ายตั้งแต่ต้น ทำให้โครงการบางโครงการดำเนินการนาน 1-3 ปี โดยการแบ่งออกเป็นช่วง ๆ เช่น Discover, Design, Develop, Test และ Implement ซึ่งรูปแบบนี้เราจะเรียกว่าการทำงานแบบ Waterfall 

การทำงานแบบ Waterfall เป็นการทำงานแบบดั้งเดิมของหลายองค์กร ซึ่งภายในระยะเวลา 8 เดือน ทีมอาจแบ่งการทำงานออกเป็น วางแผน 1 เดือน พัฒนาโปรเจกต์ 6 เดือน และปรับแก้ตามลูกค้าอีก 2 เดือนก่อนส่งมอบงาน โดยจะเห็นว่าภายในระยะเวลาการรับโปรเจกต์นั้นไม่มีการพูดคุยรายละเอียดเพิ่มเติมกับลูกค้า อีกทั้งยังเป็นการทำงานแบบตรงไปตรงมาเพื่อสร้างผลลัพธ์สุดท้ายเท่านั้น

การทำงานแบบ Agile

การทำงานแบบอไจล์เป็นการทำงานรูปแบบใหม่ที่ Startup หรือ Tech company ชอบนำมาใช้ ซึ่งภายในระยะเวลา 8 เดือน ทีมอาจแบ่งการทำงานออกเป็นเป็น 4 รอบ รอบละ 2 เดือน โดยทุก ๆ 2 เดือนจะมีการพูดคุยกับลูกค้า แลกเปลี่ยนความคิดเห็น รีวิว และทดลองใช้งาน เพื่อฟังผลตอบรับและนำมาแก้ไข 

“ลักษณะการทำงานดังกล่าวทำให้ Agile มีความยืดหยุ่นมากกว่า Waterfall ที่จะโยนงานครั้งใหญ่ทีเดียว”

ประเภท	การทำงานแบบอไจล์	การทำงานแบบน้ำตก
การทำงาน	ยืดหยุ่นมากกว่า	ครั้งเดียวจบ
พูดคุยกับลูกค้า	บ่อยครั้ง	ไม่มี / น้อยครั้ง
ทดลอง	ทดลองได้ตั้งแต่เริ่ม	ทดลองครั้งสุดท้าย
ค่าใช้จ่าย	ต้นทุนถูกกว่า	ต้นทุนสูงกว่า
การแก้ไขงาน	แก้ได้ทันที	แก้ไขยาก / ล้มโปรเจกต์

แม้ล้มเหลวก็ราคาถูกกว่าเดิม

แน่นอนหากเป็นการทำงานแบบดั้งเดิม หากเกิดความล้มเหลวเกิดขึ้นจะทำให้องค์กรสูญเสียเงินเป็นจำนวนมากในการแก้ไขหรือบางครั้งอาจนำมาซึ่งการล้มโปรเจกต์และทำให้สูญเสียเม็ดเงินที่ลงทุนไป 

แต่หากเป็นการทำงานแบบอไจล์จะเป็นการทำงานที่ค่อย ๆ พัฒนาโปรเจกต์ไปตามรอบเวลา ทำให้ผลิตภัณฑ์ได้มีการทดลองใช้งานอยู่ตลอดเวลา อีกทั้งยังช่วยลด “ค่าใช้จ่ายจากความล้มเหลว” ได้อีกด้วย เช่น หากการพัฒนาไม่ตรงใจกับลูกค้าก็สามารถที่จะกลับมาแก้ไขได้ทันที รวมถึงยังได้เข้าใจความต้องการในระยะสั้นของลูกค้าเพื่อให้สื่อสารได้ตรงจุดมากยิ่งขึ้น

Agile ไม่ตอบโจทย์กับคนบางกลุ่ม

แม้ว่า Agile จะมีความยืดหยุ่นและดูเหมือนจะเหมาะกับทุกองค์กร แต่จริง ๆ แล้วอไจล์จะไม่เหมาะกับองค์กรหรือคนบางกลุ่ม หากถามว่าทำไมถึงเป็นแบบนั้น คุณลองจินตนาการถึงการสร้างบ้านหนึ่งหลังที่วิศวะได้รับแปลนบ้านเรียบร้อยก่อนที่จะส่งมอบให้กับผู้รับเหมาสร้างตามแบบที่ต้องการ และเมื่อระยะเวลาผ่านไปวิศวะได้รับคำรีวิวจากลูกค้าเพื่อให้เพิ่มหรือต่อเติมส่วนต่าง ๆ นอกเหนือแปลนบ้าน

แน่นอนว่าความยืดหยุ่นอาจเหมาะกับลูกค้าที่ต้องการเปลี่ยนแปลงแปลนบ้านอยู่ตลอดเวลา แต่อาจไม่ถูกใจวิศวะหรือผู้รับเหมาที่จะต้องเซ็นต์แบบแปลนบ้านใหม่หรือมีงานเพิ่มขึ้นนอกเหนือสัญญา

ท้ายที่สุดการทำงานแบบอไจล์อาจไม่เหมาะกับองค์กรที่ขาดความยืดหยุ่น เช่นระบบราชการที่มีเอกสารชัดเจน โครงการรัฐที่ดำเนินการอย่างเข้มงวด และองค์กรแบบดั้งเดิม ทั้งนี้หากจะให้แนวคิดแบบอไจล์ได้รับการยอมรับมากยิ่งขึ้นก็จำเป็นที่จะต้องได้รับความร่วมมือจาก ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทั้งทีมพัฒนา ทีมผู้บริหาร และผู้ว่าจ้าง ในการช่วยระดมความคิดระหว่างการทำงาน

สรุป

Agile อาจไม่เหมาะกับคนบางกลุ่ม แต่หลายองค์กรก็พยายามที่จะปรับใช้ Agile & Scrum เข้าสู่องค์กร เนื่องด้วยความยืดหยุ่นที่มากกว่าและทำให้การทำงานลื่นไหลโดยมีความเสี่ยงน้อยที่สุด อย่างไรก็อไจล์ได้เข้าไปสู่อุตสาหกรรมต่าง ๆ มากมาย เช่น Startup, Tech company หรือองค์กรขนาดเล็กอื่น ๆ โดยปัจจุบันทีม Marketing ส่วนใหญ่ได้เริ่มทดลองใช้ Agile Methodology ในการทำงานร่วมกันเพื่อหา solution ที่ดีที่สุดแล้วเช่นกัน

หากคุณคิดว่าองค์กรของคุณยังใช้รูปแบบการทำงานแบบ Waterfall อยู่ ลองปรับใช้อไจล์ในองค์กรแล้วคุณอาจจะพบคำตอบและโซลูชันที่หามานาน